Agent en charge de l'accueil, des affaires générales et état civil

2066 habitants Membre de la Communauté d'agglomération de Cergy-Pontoise

Vous contribuez à améliorer l’accueil de l’ensemble des Neuvillois. En tant qu’officier d’état civil délégué, vous êtes chargé de traiter l’ensemble des dossiers s’y rapportant. Entre patrimoine préservé, arboré et agricole, une gare de RER et routière, une université en pleine mutation, des habitats principalement pavillonnaires, un patrimoine bâti reconnu, notre village est activement engagé pour la préservation de son cadre de vie. La commune de Neuville-sur-Oise, 2100 habitants, située au sein de la communauté d’agglomération de Cergy-Pontoise, recherche un agent administratif polyvalent, en remplacement d’un départ en retraite. Sous la responsabilité de la directrice générale des services, vous travaillez au sein d’une équipe administrative de 5 personnes. Rejoignez une ville à taille humaine au territoire varié et dynamique.

Affaires générales : - Accueillir, renseigner et accompagner les usagers pour leur démarche directement ou en lien avec les services de la mairie et diffuser de l’information communale - Identifier et évaluer les demandes, les reformuler pour bien orienter et retranscrire les informations reçues le cas échéant - Assurer l’accueil téléphonique et gestion de la boite mèl générique - Rédiger et mettre en forme de documents (courriers, tableaux, compte rendus, rapports…) tri, classement - Enregistrer le courrier départ /arrivée, transmission à la hiérarchie pour diffusion et gestion du chrono - Effectuer la légalisation de signature et la certification conforme - Enregistrer et distribuer les courriers des personnes domiciliées se présentant à l’accueil - Gérer les attestations d’accueil, du recensement militaire, et recensement de la population INSEE - Gérer les affaires funéraires, respect de la législation et du règlement du cimetière - Participer à la gestion des archives - Gérer les convocations des élus et commissions - Assurer la gestion des salles de réunion de la mairie (clefs, salles, affichages …) Etat civil - Traitement du courrier état civil, - Réception et rédaction des déclarations de naissances, de décès, de mariages, - Enregistrement et constitution des dossiers de PACS et de mariage (publications des bans, cérémonie et actes de mariage) - Assister l’élu pour les cérémonies (le samedi en alternance avec les autres agents de l’équipe) - Délivrance des livrets de famille - Traitement des demandes d’actes d’état-civil, des avis de mentions, des changements de noms et prénoms - Rectification des erreurs matérielles - Gestion de la tenue des registres d’état civil et des « tables annuelles et décennales » - Gestion du funéraire et du cimetière Missions ponctuelles : - Gestion des arrêtés temporaires de travaux et conventions d’occupation du domaine public - Gestion administrative des activités périscolaires - Enregistrement et suivi des dossiers d’urbanisme - Réception des paiements en cas d’absence de la régie - Assurer l’accueil régulier (1 fois par semaine) des lecteurs de la bibliothèque municipale - Participer à des réunions et rédiger un compte rendu Tâches transverses liées à l’activité : - Suivre les statistiques d’activités - Contribuer à la mise à jour des procédures - Participer à la démarche qualité de l’accueil usager tant au niveau communal qu’intercommunal - Participer à la mise à jour et au suivi de la base de données "accueil " - Participer à la bonne gestion des archives de la commune