Assistant·e de direction - DGA Ressources

La Ville de Schiltigheim recherche un·e :

ASSISTANT·E DE DIRECTION – DGA RESSOURCES

Cadre(s) d’emplois : Adjoint administratif

Durée hebdomadaire de service : Temps complet

Date limite de candidature : 05/05/2026

Date prévisionnelle de recrutement : Dès que possible

INTRODUCTION

Ville de 37 000 habitants, 2ème ville de l’Eurométropole de Strasbourg, Schiltigheim, est une ville en mutation. Engagée dans la transition écologique et sociale, signataire du pacte pour la transition, Schiltigheim veut être une ville durable et apaisée où l’expertise d’usage est prise en compte dans les projets d’aménagement des espaces publics. Les transitions énergétiques, environnementales, numériques et sociales sont des défis majeurs que la ville veut relever.

En nous rejoignant, vous intègrerez la Direction Générale Adjointe Ressources. Votre mission générale sera d’assurer un appui administratif, organisationnel et logistique à la Directrice Générale Adjointe Ressources et aux directions rattachées, de contribuer au bon fonctionnement des instances ressources et des assemblées, et de piloter des projets transversaux structurants pour la collectivité.

ACTIVITÉS

1. Assistanat de la DGA Ressources :

• Gérer et organiser l’agenda de la DGA Ressources
• Planifier, préparer et suivre les rendez-vous et réunions
• Rédiger des notes, courriers et comptes rendus
• Concevoir et mettre en forme des supports de présentation (PowerPoint, dossiers, synthèses)
• Assurer le suivi administratif de dossiers transversaux

2. Appui administratif aux directions et cadres rattachés à la DGA Ressources :

• Apporter un appui administratif aux directeurs et cadres (préparation de documents, organisation de réunions, suivi de dossiers)
• Coordonner administrativement les échanges entre la DGA Ressources et les services
• Contribuer à la circulation de l’information et au respect des procédures internes

3. Référente administrative des commissions Ressources :

• Organiser les commissions Ressources
• Élaborer et transmettre les convocations aux membres
• Préparer et compiler les dossiers de séance
• Rédiger, mettre en forme et diffuser les comptes rendus
• Assurer le suivi administratif des décisions prises

4. Appui administratif auprès de la référente des Conseils municipaux :

• Participer à la préparation administrative des Conseils municipaux
• Élaborer et envoyer les convocations
• Rédiger et mettre en forme les comptes rendus
• Assurer le classement et l’archivage des documents

5. Chargée de projets – Mise en place d’une GED :

• Piloter le projet de déploiement de la Gestion Électronique des Documents au sein de la collectivité
• Coordonner les acteurs internes et externes du projet
• Recenser et analyser les besoins des services
• Contribuer au paramétrage et à l’organisation des workflows documentaires
• Accompagner les services dans la prise en main de l’outil
• Assurer le suivi du projet (planning, reporting, ajustements)

6. Encadrement du service courrier :

• Encadrer hiérarchiquement les deux agents du courrier
• Organiser, planifier et répartir les activités du service
• Contrôler la qualité et la continuité du service rendu
• Accompagner les agents dans leur organisation quotidienne et leur montée en compétences

PROFIL RECHERCHÉ

Expérience confirmée en fonction publique.

COMPÉTENCES :

• Maîtriser les outils bureautiques
• Organiser, prioriser et assurer le suivi des dossiers
• Rédiger et synthétiser avec fiabilité
• Travailler en transversalité et piloter des projets
• Encadrer une équipe avec discrétion et sens du service public