gestionnaire administratif de manifestations sur la voie publique

Rejoignez la Direction des Affaires Générales ! Véritable chef d’orchestre, notre direction pilote l’organisation et la sécurité des manifestations sur l’espace public, dans les salles municipales et métropolitaines...Chaque jour, nous travaillons main dans la main avec les services de la Ville, de la Métropole et de nombreux acteurs du territoire pour offrir des événements populaires, accueillants, accessibles et totalement sécurisés. Venez mettre votre énergie et vos compétences au service de moments forts pour tous les Dijonnais !

Sous la responsabilité de la Responsable gestion événementielle, vous jouerez un rôle clé dans la coordination des événements.

Vous assurez la coordination opérationnelle, le suivi logistique et la qualité de mise en oeuvre des événements se tenant dans les salles du site Heudelet,, dans d’autres équipements municipaux (écoles, gymnases, stades, etc.), mais aussi sur le domaine public :

Votre rôle couvre notamment :

• la qualification des demandes entrantes, brief organisateur, reformulation

-l’animation de réunions de coordination inter-services

-les visites terrains, repérages salles et/ou extérieurs

-la réalisation de compte-rendu de visites, de réunions, recommandations de solutions

• la coordination globale avec l’organisateur et les services mobilisés (pôles sécurité, manifestations, espaces verts, voirie, réception, entretien, commerce, sports, culture…)
• l’intervention en appui du pôle « coordination d’événements sur la voie publique » lorsque nécessaire ;

-la gestion et le suivi de la réservation de matériel

• la régie financière en lien avec d’autres collaborateurs de la direction (du devis jusqu’au transfert d’encaissement)
• la réalisation de bilans post événements, identification des axes d’amélioration

-la construction d’outils : suivi, procédure

• la rédaction de notes, de reportings nécessaires à l’analyse de l’activité de la fonction
• la production d’indicateurs pour les bilans d’activités de la Direction
• l’amélioration et/ou la co-construction de process et d’outils avec la directrice

-le suivi de commandes fournisseurs

-la participation aux événements gérés par la Direction : Concert de Rentrée, Fête de la Musique, Commémorations...

Maîtrise des outils bureautiques et numériques (Word, Excel, Teams idéalement, navigation web, IA…)

• Capacité à analyser des plans d’implantation et d’agencement fournis par les organisateurs
• A l’aise avec les outils de planification, de reporting
• Capacité à produire devis, documents administratifs
• La maîtrise du logiciel CIRIL finances publiques est un plus
• Aptitude à rendre compte et à formaliser les informations pour permettre à la direction d’effectuer les bons arbitrages
• Polyvalence, autonomie, diplomatie, écoute, esprit de synthèse
• Sens du service public