AGENT ACCUEIL DE L’HÔTEL DE VILLE ETAT CIVIL/AFFAIRES GENERALES

Sous l’autorité du Responsable de service, l’agent d’accueil de l’Hôtel de Ville, état civil et affaires générales, garantit l’expertise juridique et procédurale dans le traitement des demandes de dossiers dont le service Citoyenneté à la charge. Il assure la mise en œuvre des directives données par son responsable et son adjointe en matière d’accueil des usagers, de prise en charge de l’état civil et de la gestion des dossiers aux affaires générales, il respecte la législation et les procédures mis en place par le service. Dans le cadre de la certification Qualivilles&Co, il doit aussi traiter dans des conditions de délais et de qualités optimales les demandes des usagers. Il participe aux missions dédiées aux agents du service Citoyenneté, à la journée continue comme à la nocturne hebdomadaire, à la permanence des samedis et aux cérémonies de mariages et parrainages civils.

CONNAISSANCES ET SAVOIR FAIRE

• Maîtrise l’ensemble des connaissances techniques et juridiques, notamment pour le domaine d’expertise et de polyvalence
• Réception des déclarations et établissement des actes d’état civil
• Accueil et renseignement du public
• Forte capacité notamment en termes d’organisation générale, de gestion, d’initiatives, à maîtriser, tous les paramètres relatifs au domaine d’expertise et de polyvalence
• Maîtrise la conception et l’adaptation des tableaux de bord du secteur d’activité spécifique confié et la réactualisation de façon permanente des données
• Maîtrise les logiciels de gestion des activités dont il a la charge

SAVOIR ETRE :

• Rigueur professionnelle, sens du service public et des responsabilités
• Sens de l’organisation et rapidité d’exécution des tâches demandées
• Grande disponibilité vis à vis du public avec risques de conflits ; capacité à gérer les situations de stress
• Capacité à fédérer un esprit de groupe
• Aisance rédactionnelle (courriers et notes) et relationnelle (capacité d’écoute, devoir de confidentialité / Discrétion)
• Respect des contraintes horaires liées au fonctionnement quotidien du service, aux permanences du samedi matin, au déroulement des mariages, à l’organisation d’opérations ponctuelles plus lourdes (élections, recensement, etc.)