Agent administratif polyvalent Etat Civil (h/f)

Au sein du service État Civil composé de 9 agents, vous aurez en charge l'accueil des usagers ainsi que la gestion des dossiers administratifs.

Quelles seront vos missions ?

État civil :

• Accueil physique et téléphonique des administrés et identification de leur demande,
• Rédaction et délivrance des actes d’État Civil (naissance, reconnaissance, mariage, décès, transcriptions) y compris via COMEDEC, par courrier et des demandes Internet
• Tenue des registres d’État Civil (mise à jour des mentions)
• Réception et traitement des dossiers de mariage et de PACS (conclusion, modification, dissolution)
• Traitement et délivrance des livrets de famille
• Réception et traitement des demandes de changement de nom et de prénom
• Apposition des mentions marginales sur informatique et sur registres
• Classement et archivage
• Préparation des mariages et validation
• Assurer la tenue administrative des registres (tables annuelles et décennales, pièces annexes pour le parquet…)
• Assister l’élu lors de la célébration des mariages et parrainages républicains
• Transmission des données à l’INSEE et au procureur

Élections :

• Traitement/suivi de la demande et délivrance d’acte(s) en fonction de la situation, notamment en matière d’affaires générales (légalisations de signature, copies certifiées conformes à l’original, attestations sur l’honneur, certificats)
• Traitement/suivi du recensement des jeunes à partir de 16 ans en vue de la journée d’appel de préparation à la défense (recensement citoyen)
• Gestion des inscriptions et de l’organisation de la révision des listes électorales
• Conduite de la phase préparatoire des scrutins électoraux et des opérations de vote
• Proposition et mise en œuvre d’éventuelles modifications du découpage électoral
• Traitement/suivi du tirage au sort des jurés d’assises

Dossiers de décès :

• Gestion des dossiers d’inhumations et d’exhumations
• Gestion des cimetières : suivi des opérations funéraires et des places restantes,
• Gestion des demandes d’achat et de renouvellement de concession
• Établissement des actes de transcriptions de décès
• Tenue des fichiers des concessions (classeurs, logiciel, fiche)
• Suivi et affichages sur les concessions expirées
• Procédure de reprise des concessions
• Régisseur des recettes des affaires funéraires
• Veiller à l’application et au respect des procédures
• Veiller au respect du règlement des cimetières
• Relever les incidents et dysfonctionnements et les faire remonter

Activités complémentaires :

• Célébration des mariages, parrainages civils et noces d’or
• Légalisations de signature
• Rédactions de certificats divers

Vous reconnaissez-vous ?

• Expérience sur un poste polyvalent État Civil (mariage, naissance, décès)
• Maitrise des techniques d’accueil du public y compris en situation de fragilité
• Connaissance de la législation en matière d’État Civil (naissance, mariage, autorité parentale, décès, changement de nom et de prénom)
• Maîtrise de la réglementation et des procédures relatives à la rédaction des actes et à la tenue des registres
• Maîtrise de l’environnement professionnel
• Maitrise des outils bureautiques (Outlook, Word, Excel)
• Capacité d’écoute et d’analyse des demandes des usagers
• Aisances relationnelle et rédactionnelle
• Garantir la confidentialité des informations recueillies et transmises
• Faire preuve de réserve et de discrétion professionnelle
• Capacité à travailler en autonomie et en équipe
• Maîtrise de la réglementation et des procédures en matière de gestion des listes électorales et d’organisation des scrutins, à la délivrance des actes relevant des affaires générales

Savoir-faire professionnel (capacités, expertise, efficacité dans le travail, adaptation) :

• Organiser la gestion du suivi des dossiers
• Contribuer à mettre en place des procédures internes sécurisées et s’assurer de leur respect
• Travailler en équipe et être en mesure de transmettre son savoir
• Prendre une décision en fonction de la situation, sous contrôle du Directeur
• Rapporter les actions au Directeur, notamment par le biais de tableaux statistiques (=indicateurs d’activité)
• Gérer la diffusion des informations utiles à l’accomplissement des missions du service
• Rédiger un courrier/courriel en respectant les normes administratives

Logiciels métiers :

• Logiciels spécifiques État Civil et Funéraire (Mélodie et Requiem Opus)
• Logiciel Virtuose
• COMEDEC

Contraintes particulières :

Présence obligatoire 1 à 3 samedis par mois de 8h45 à 12h15 et l’après-midi en fonctions des célébrations de mariage

Horaires de travail : du lundi au vendredi : 8h30/12h00 - 13h00 / 17h00

Samedi : 9h00/12h (service fermé les samedis des vacances scolaires de juillet et août)

37h30/semaine soit 25 CA/an et 15 ARTT/an

Pourquoi rejoindre Asnières-sur-Seine ?

Les avantages financiers :

• Rémunération statutaire + IFSE + CIA + 13ème mois + Prime de mérite et de présentéisme
• Participation de l'employeur à la mutuelle, au contrat collectif prévoyance et aux frais de transport (75% des abonnements de transport en commun, forfait mobilité durable à hauteur de 200 euros)
• Adhésion au CNAS prise en charge par l'employeur qui propose de nombreux avantages dont des tarifs préférentiels (loisirs, vacances, rentrée scolaire, chèques emplois services, etc.)

Une qualité de vie au travail privilégiée :

• 80% des agents formés tous les ans dans le cadre de leur évolution professionnelle dont les préparations aux concours et les examens professionnels
• De nombreuses formations mises en place dans les locaux de la Ville (cafés du management, bureautique, prise en charge du handicap, santé et sécurité au travail, etc.)
• Fête annuelle du personnel et fête de fin d'année dédiée aux enfants du personnel
• Midis sportifs organisés notamment par la direction des sports une fois par semaine
• EPI de qualité, Psychologue du travail à l'écoute du personnel
• Restauration collective à disposition des agents et espaces de convivialité dans les bâtiments municipaux