Agent d'acceuil état civil

Réaliser dans le cadre du service public, les prestations courantes liées à la demande des usagers en matière d’état civil, et autres services administratifs Pallier les absences de l’agent chargé d’accueil

Les missions : 1- MISSIONS PRINCIPALES  Assurer la réception des déclarations (PACS, décès, naissance, reconnaissance) et l’établissement des actes d’Etat Civil : - Réceptionner les déclarants. - Vérifier les pièces justificatives fournies au regard de la réglementation. - Elaborer l’acte par le biais du logiciel.  Réaliser les dossiers de mariage et de parrainage civil : - Réceptionner les futurs époux / les parents du parrainé. - Renseigner les intéressés sur la création du dossier. - Vérifier les dossiers établis par les époux / par les parents. - Etablir l’acte / Enregistrer sur le registre. - Préparer la cérémonie de mariage / de parrainage civil (livret de famille, certificat de mariage, texte de célébration).  Informer les administrés sur la réglementation et le fonctionnement de l’État Civil : - Informer sur place les administrés (accueil guichet).  Assurer la tenue administrative des registres d’État Civil : - Réaliser l’apposition de mention, la mise à jour des registres. - Transmettre l’État Civil de l’année au Tribunal de Grande Instance.  Administrer le recensement militaire : - Enregistrer les jeunes concernés par le recensement sur le logiciel. - Assurer le suivi du dossier (envoyer tous les trimestres les dossiers des jeunes inscrits).  Réaliser la mise à jour et la délivrance des pièces d’État Civil (naissance, mariage, décès) : - Rechercher les registres sollicités, copier et transmettre les actes. - Effectuer la mise à jour et délivrer les livrets de familles.  Recueillir les attestations d’accueil : - Réceptionner le déclarant. - Vérifier les pièces justificatives fournies au regard de la réglementation. - Mettre à la signature du Maire l’attestation et la remettre au déclarant.  Gérer les demandes de CNI et de passeports : - Recueillir et vérifier les dossiers - Saisir les informations et procéder au relevé des empreintes - Réceptionner les CNI et passeports et procéder à leur enregistrement - Remettre les CNI et passeports - Assurer un suivi et le traitement des recueils  Cérémonies : - Assister à la préparation des manifestations officielles, militaires et festives (convocation, commande de gerbes, préparation des cérémonies) - Mariages, baptêmes civils : recevoir les administrés, rédiger les actes nécessaires à la célébration, commander les fleurs  Elections : - Enregistrer les demandes d’inscriptions et les radiations -Participer à l’organisation matérielle des opérations électorales  Occupation du domaine public et manifestations - Recevoir et traiter les demandes d’emplacement de cirques -Assurer le traitement des dossiers de manifestation sur le domaine public -Délivrer diverses autorisations liées à l’occupation du domaine public 2-MISSIONS COMPLEMENTAIRES - Remplacer l’agent du service à l’accueil en cas d’absence (voir fiche de poste correspondante) - Assurer les permanences état-civil le samedi matin par roulement -Assurer diverses tâches liées à l’administration générale

Compétences métier : Formations et qualifications nécessaires : - BEP secrétariat (a minima) Savoir-faire : - Accueillir physiquement et téléphoniquement le public - Rédaction de tout type d’actes d’état civil - Savoir identifier et gérer les demandes en fonction de leurs degrés d’urgence - Maîtriser les outils bureautiques : Pack Office, Arpège (Mélodie, Adagio, Maestro), Internet Savoirs : - Connaissance de la règlementation en matière d’état-civil - Notions de la règlementation en matière d’élection - Notion de la règlementation en matière de débits de boissons, occupation du domaine public, pouvoirs de police du maire - Notion du cadre juridique de la responsabilité civile et pénale Savoir être : - confidentialité, discrétion, rigueur, disponibilité, sens du service public, esprit d’équipe, sens du contact et excellent relationnel avec tout type de public, capacité à gérer des situations de crise, capacité d’écoute, d’adaptabilité et de réactivité, sens de l’organisation et prise d’initiatives