agent d'accueil administrative

• Gérer l’agence postale communale
• Gérer et suivre l’urbanisme
• Gérer la liste électorale et organiser les élections
• Assurer l’accueil physique et téléphonique de la mairie
• Aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la collectivité
• Remplacer ponctuellement la secrétaire de mairie en cas de congés ou d’absence

• Gérer l’agence postale communale
• Accueillir les clients, les accompagner dans les offres de services proposées en bureau de poste
• Délivrer les instances (courrier, colis), envoi et réception
• Gérer les stocks nécessaires aux opérations (enveloppes, colis, imprimés)
• Tenir la caisse
• Gérer et suivre de l’urbanisme
• Renseigner et conseiller le public sur les règlements en vigueur (PLU, PPRI….)
• Renseigner et aider à la constitution des dossiers d’urbanisme (PC, DT, CU, AT, …)
• Réceptionner et enregistrer les demandes d’urbanisme (PC, DT, CU…)
• Effectuer dans les 15 jours la transmission des dossiers au contrôle de légalité
• Affichage des dépôts et des décisions d’urbanisme
• Gérer un registre d’urbanisme avec toutes les demandes et le maintenir à jour
• Classer les dossiers d’urbanisme
• Renseigner et traiter les demandes des notaires
• Renseigner les demandes cadastrales
• Etablir les dossiers de demandes d’urbanisme pour les travaux communaux
• Réceptionner et traiter les DICT
• Respecter les échéances
• Archivage des dossiers
• Gérer la liste électorale et organiser les élections
• Enregistrer les demandes d’inscription et de radiation sur la liste électorale
• Tenir à jour les listes électorales
• Organiser et participer à la révision des listes électorales (commission de contrôle)
• Enregistrer les procurations
• Participer à l’organisation des élections
• Suivre les évolutions réglementaires en matière d’élections et des nouveaux outils numériques et en rendre compte
• Respecter les échéances
• Assurer l’accueil physique et téléphonique de la mairie
• Accueillir les administrés
• Renseigner les administrés sur place ou par téléphone
• Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
• Prioriser les demandes en fonction du degré d’urgence
• Prendre des messages
• Adapter son intervention aux différents publics
• Gérer les demandes de la population, délivrer des documents administratifs (attestations, dossier carte d’identité, passeport)
• Aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la commune
• Traiter les demandes de copies d’état-civil (population, notaires, huissiers…)
• Gérer les arrivées et départs des habitants : mettre à jour le logiciel EGRC et le tableau excel
• Gérer les mises à jour des redevances d’ordures ménagères : transmettre les demandes et les modifications à la communauté des communes
• Gérer la location de la salle des fêtes : tenir un planning et préparer les contrats de location correspondants
• Affranchir le courrier de départ
• Gérer le stock des timbres
• Travaux ponctuels : invitations des ainés pour la fête annuelle, mise à jour du tableau des grands anniversaires, mise à jour des listes des entreprises et des associations locales,
• Effectuer des photocopies selon la demande
• Publier des informations sur Panneau Pocket
• Gérer le classement et l’archivage des documents administratifs et des dossiers
• Tenir le répertoire téléphonique et effectuer les mises à jour

-Gérer l’inventaire du matériel de la mairie

• Remplacer ponctuellement la secrétaire de mairie en cas de congés ou d’absence
• Etablir les actes d’état-civil (décès et transcription)
• Traiter le courrier
• Traiter les urgences
• Affichage des documents obligatoires

• Savoir
• Qualités rédactionnelles démontrées
• Maîtrise de l’outil informatique (word, excel, teams, internet, messagerie électronique, Berger-Levrault, Cart@ds, Openelec…)
• Bonnes connaissances de l’environnement et des outils liés à la communication
• Connaissance de la règlementation en matière d’urbanisme et d’état civil
• Bonne appréhension du monde politique
• Connaissance des compétences et du fonctionnement des collectivités territoriales
• Savoir faire
• Capacité de synthèse
• Capacité à anticiper
• Capacité à travailler de manière transversale et à rendre compte
• Savoir être force de proposition
• Savoir travailler dans l’urgence et s’adapter aux situations
• Savoir rechercher, interpréter et appliquer les règles de droit
• Savoir s’organiser et définir les priorités
• Savoir respecter les délais des procédures et les délais réglementaires
• Savoir être
• Respect des obligations de neutralité et de discrétion professionnelle
• Sens du dialogue, de l'écoute et de la diplomatie
• Réactivité, rigueur, polyvalence, méthodique, efficace, autonomie et capacité organisationnelle
• Sens du service public
• Capacité du travail en équipe
• Sens d’adaptation aux situations