Agent d'accueil H/F

À Martignas-sur-Jalle, nous croyons qu'un cadre de travail agréable commence par un cadre de vie...

• Missions principales :

Réaliser l'ensemble des actes d'état-civil,

Assurer l'accueil physique et téléphonique de l'hôtel de ville et orienter l'usager vers les services compétents,

Renseignement sur le calendrier et inscription de la collecte des déchets verts,

Réaliser les demandes et la délivrance des titres d'identités

Réaliser et transmettre toute copie d'acte,

Certificat de vie,

Certificat de domicile,

Attestation d'accueil,

Attestation de vie maritale,

Recensement militaire,

Ventes et renouvellement des concessions funéraires,

Suivi des autorisations de taxis,

Autorisation d'exploitation forestière,

Autorisation vente au déballage, brocante et vide grenier,

Tenue des déclarations de chambre d'hôtes,

Chargée du suivi du cahier des doléances en lien avec le N+1 et avec sa collègue de l'accueil,

Prise de rendez-vous du service urbanisme,

Gestion du courrier entrant et sortant (comprenant affranchissement et dépôt à la Poste).

S'assurer des consommables du photocopieur, affranchisseuse et imprimante et de leur bon fonctionnement (lien avec le prestataire),

Procéder et s'assurer des affichages réglementaires,

• Missions secondaires :

Assurer la permanence état-civil du samedi matin par roulement avec les agents du service Citoyenneté, relations usagers de la commune,

Rédaction des actes administratifs (grâce aux modèles existants) en cas de besoin avec la N+1

Exigences requises :

• Compétences professionnelles :

Connaissance du fonctionnement d'une commune, du rôle du Maire et des élus

Connaissance de base du statut de la fonction publique territoriale

Connaissance des pouvoirs de police du Maire dans une commune

Maîtriser la réglementation de l'état civil ainsi que le logiciel

Opérer le recensement militaire de la collectivité

Maîtriser les opérations funéraires

Maitriser les outils informatiques

Qualités requises :

Être ponctuel(lle)

Savoir travailler en équipe

Savoir s'organiser et gérer les priorités

Savoir comprendre une demande, filtrer et orienter les correspondants

Savoir prendre des notes

Savoir s'adapter à différents interlocuteurs

Accueillir le public avec amabilité

Gérer les situations de stress

Respecter la confidentialité, devoir de réserve

Savoir gérer et suivre une procédure, être méthodique

Sens du service public

Respect des élus, de la hiérarchie et des agents, qualité d'écoute, de correction et d'amabilité.

Capacité d'encadrement : non demandé.