Agent d'accueil (h/f)

Sous la responsabilité de la Direction Générale des Services, vous assurez les missions d’agent d’accueil au service Accueil-état-civil-population de la Mairie de Sanvignes-les-Mines.

Située sur le territoire de la Communauté Urbaine Le Creusot-Montceau, la commune comporte 4 235 habitants.

L'agent d'accueil constitue le premier point de contact avec les citoyens et joue un rôle essentiel dans la qualité du service public rendu. Ce poste requiert à la fois des compétences ainsi que d'excellentes capacités relationnelles pour faciliter le premier contact avec l'administration.

Missions au sein d’une équipe de deux personnes :

• Participer aux tâches du service accueil-état-civil-population.
• Adapter et organiser les services d’accueil dans un objectif de proximité.

-Veille réglementaire et juridique dans les domaines confiés.

-Organisation de l’accueil et de l’information au public : renseignement et orientation du public, standard téléphonique, délivrance de documents administratifs (cartes d’identité, passeports, documents divers), dossiers d’urbanisme.

-Gestion de l’activité du service Etat Civil : officier d’Etat civil par délégation, rédaction des actes de naissance, reconnaissance, mariage, décès, changements de prénom et nom…etc, enregistrement des PACS, établissement des livrets de famille, tenue des registres (mentions marginales, tables annuelles et décennales).

-Gestion des élections politiques : mise à jour du fichier électoral et organisation des élections, mise en place des scrutins électoraux,

-Organisation du recensement de la population,

-Gestion du recensement citoyen,

-Gestion des cimetières dans ses aspects administratifs et informatiques,

-Gestion des salles communales,

-Gestion et affichage des informations (support papier ou électronique)

Connaissances et compétences :

-Bonne connaissance du fonctionnement et des missions d'une commune

-Maitrise des fondamentaux techniques liés à l’état-civil

Savoirs –faire :

-Techniques et postures professionnelles de la relation d'accueil physique et téléphoniques

-Grande disponibilité vis-à-vis des usagers et capacité à gérer des tensions dans la relation au public (risques de conflits)

-Maitrise de l’outil informatique, des procédures administration

-Faire preuve d’initiative et de réactivité en fonction des situations,

-Techniques rédactionnelles administratives

-Savoir respecter les délais réglementaires

-Savoir gérer la polyvalence et les priorités

-Savoir vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs

Savoirs –être :

• Avoir le sens du service public (déontologie et discrétion)
• Savoir communiquer et avoir une bonne capacité d’écoute et de compréhension, de reformulation
• Bénéficier d'excellentes qualités relationnelles
• Qualités organisationnelles
• Capacité d'adaptation