Agent d'accueil (h/f)

Le Centre Communal d'Action Sociale (CCAS) est un établissement public autonome.

Il s'attache à conduire une action sociale sur le territoire de la commune de Tourcoing. Il a notamment en gestion deux EHPAD, deux résidences autonomie, un SSIAD et un service de Maintien à Domicile.

Ce sont près de 450 agents répartis dans 4 directions qui œuvrent chaque jour à aider les tourquennois les plus fragiles.

La Direction de la Vie des Seniors souhaite recruter

Un( e) agent(e) d’accueil pour son Service Autonomie A Domicile

Poste de catégorie C à temps complet, cadre d’emplois des adjoints administratifs de la filière administrative

L'agent d'accueil a pour principales missions d'assurer un accueil physique et téléphonique au sein du service, ainsi que de gérer les tâches de secrétariat. Il participe également à l'élaboration des dossiers administratifs de téléalarme, contribuant ainsi à la documentation nécessaire à la prise en charge des utilisateurs. Enfin, l'agent d'accueil joue un rôle dans la préservation de la continuité des services pour assurer une prise en charge ininterrompue des personnes à domicile.

Activités

1. Assurer l’accueil physique et téléphonique du service

• Réceptionner les appels téléphoniques, prendre et transmettre les messages, consulter le répondeur du service
• Accueillir, informer et orienter en premier niveau les personnes qui se présentent à l’accueil
• Dispenser des informations précises sur les prestations proposées, les conditions d’accès, les documents à fournir, les délais de mise en place, les tarifs
• Réceptionner les demandes de services « Repas » ou « Aide à domicile » ou « Téléalarme », les pièces constitutives des dossiers déposées par les demandeurs, vérifier leur conformité

2. Assurer les tâches de secrétariat

• Enregistrer le courrier « arrivée/ départ », assurer le suivi des parapheurs, classer les courriers dans les dossiers ou avec le chrono – départ
• Préparer les courriers d’accompagnement lors de la transmission des dossiers administratifs
• Assurer la circulation de l’information à l’interne du service administratif : bordereaux de suivi, classement
• Participer à la mise sous pli du service

3. Participer à l’élaboration des dossiers administratifs de téléalarme

• Informer les personnes sur la prestation téléalarme
• Préparer les dossiers administratifs, aider les usagers à la constitution de leur dossier, le cas échéant, recueillir leur signature et les transmettre au partenaire
• Réaliser la mise à jour des mots – clés « Téléalarme » sur ARCAD (pour les usagers de l’aide à domicile)
• Tenir à jour les fichiers et les statistiques de l’activité Téléalarme

4. Contribuer à la continuité dans la prise en charge des personnes à domicile

• Assurer le relais de l’unité repas à domicile en cas d’urgences (information, accueil, transmissions au prestataire)
• Réaliser à partir des logiciels utilisés, des éditions (courriers, listes…) et des requêtes (étiquettes…)
• Apporter une aide administrative pour la mise à jour régulière des informations sur les usagers, notamment dans le cadre des Plans Canicule/ Grand froid

5. Participer à la gestion des risques, de la qualité et la sécurité du service

• Se coordonner avec ses collègues pour assurer la continuité du service
• Faire remonter toute anomalie, dysfonctionnement, difficulté relative aux services prestés, notamment par la fiche de déclaration des événements indésirables,
• Donner toutes informations utiles pour répondre aux demandes, comprendre la survenue d’événements indésirables

6. Participer à la vie du service et de la collectivité.

• Participer à des réunions, des groupes de travail du service ou de la collectivité.
• Etre force de proposition sur toute mesure propre à améliorer la qualité du service ou optimiser l’organisation du travail.
• Etre référent copieur
• Participer à la préparation et la diffusion des outils d’information collective

Savoir :

Bonne connaissance de l'environnement social des collectivités locales, des services sociaux et des problématiques relevant du vieillissement de la population

Savoir-faire :

Savoir susciter le dialogue et la transmission d’informations

Identifier, rechercher, recueillir et diffuser des informations ciblées

Repérer les dysfonctionnements et les signaler

Participer au travail de l'équipe et aux réunions

Organiser ses tâches en fonction du plan de charge

Compétences en informatique sur les logiciels de planification et bureautiques (Word, Excel, Outlook)

Capacités d’adaptation et de réactivité

Capacité à travailler en équipe

Savoir être :

Souci de la qualité de service

Sens de l’observation et de l’écoute

Respect de la personne, de sa culture, de son choix de vie, de son espace privé et de son intimité

Disponibilité

Discrétion

Capacité à gérer une situation de stress

Capacité d'adaptation

Autonomie

Sens de l’organisation Sens de l’organisation et des responsabilités

Discrétion et rigueur

Profil

Bac + 2 en secrétariat