Agent d'accueil

Accueil du public et organisation du poste d’accueil de la mairie : Accueil physique et téléphonique, orientation du public vers les services ou organismes compétents Surveillance et contrôle des accès Affichage d’informations

Missions principales Sous l'autorité de la Directrice Générale des Services, vos missions seront les suivantes : Accueil du public et organisation du poste d’accueil de la mairie : Accueil physique et téléphonique, orientation du public vers les services ou organismes compétents Surveillance et contrôle des accès Affichage d’informations Gestion du courrier, gestion des salles : Enregistrement du courrier. Copies et diffusion du courrier auprès des élus et des services Réception et gestion des demandes de salles, gestion du planning d’occupation des salles réparties dans les bâtiments communaux Appui Etat civil Renseignements aux usagers Recensement des jeunes et délivrance de récépissé Aide au remplissage et délivrance des attestations d’accueil Délivrance ou envoi des copies d’actes d’état civil demandés par les usagers, les notaires et les avocats Réception et suivi des demandes de livrets de famille, remise à l’usager Tâches administratives Réception des dossiers du service scolaire Mise sous plis, réalisation de travaux de bureautique à la demande de la directrice générale des services Prise de rendez-vous pour les élus Mise à jour du recueil des actes administratifs de la commune Conditions d’exercice Travail en guichet d’accueil, horaires fixes Respect des obligations de discrétion et de confidentialité Pics d’activités liés aux périodes électorales, de recensement, rentrées scolaires, etc. Grande disponibilité vis-à-vis des usagers

Expérience professionnelle : Expérience sur un poste similaire souhaitée Compétences et techniques associées : Techniques d’accueil du public, de régulation, de gestion de publics difficiles Techniques de base en orthographe et grammaire Techniques et outils de communication : internet, Word, Excel, logiciel eGRC, prise de notes, techniques de secrétariat Utilisation des différents modes de communication : verbal et non-verbal Qualités personnelles/Savoirs faire : Qualités relationnelles, adaptabilité, réactivité face à l’imprévu Aller à la rencontre du public, être souriant, aimable, savoir renvoyer au public l’image de qualité souhaitée par la ville Être attentif aux demandes du public, à l’écoute et néanmoins garder la discrétion professionnelle requise Savoir évaluer rapidement les situations et adapter sa réponse Être rigoureux et avoir un bon sens de l’organisation