AGENT DEMARCHES ADMINISTRATIVES ET ETAT CIVIL

Le pôle « Démarches administratives et Etat civil » assure l’instruction et le traitement de toutes les demandes de titre d’identité (CNI, passeports, attestations d’accueil, recensement militaire), ainsi que toutes les missions de l’Etat civil (notamment naissances, mariages, décès, PACS) et a en charge la gestion du cimetière communal.

Au sein de l’hôtel de Ville ou dans les mairies annexes et rattaché hiérarchiquement au pôle Démarches administratives et Etat civil du service à la Population l’agent instructeur assure les missions du back office du service et par roulement l’accueil physique et téléphonique du public, l’instruction des dossiers relevant des démarches administratives et des demandes relatives à l’Etat civil.

MISSIONS

Accueillir et renseigner le public :

• Recevoir et traiter les dossiers administratifs des usagers,
• Répondre aux différentes questions des usagers en matière de démarches administratives,
• Remettre les documents à remplir et les listes de pièces à fournir.

Assurer la réception et instruire les dossiers d’Etat civil :

• Traiter les déclarations de naissance, reconnaissance, décès, changement de nom et de prénom, parrainage civil. Apposition des mentions marginales sur les registres d’Etat Civil,
• Traiter les dossiers de mariage et de PACS : participer par roulement aux cérémonies de mariages et de PACS,
• Suivre et assurer la mise à jour des opérations mortuaires sur le cimetière communal.
• Gérer par roulement le courrier/mail lié à l’Etat Civil.

Assurer la réception et instruire les dossiers de carte nationale d’identité et de passeport biométrie :

• Gérer les recueils et les rejets de la préfecture,
• Classer et détruire les titres périmés,
• Enregistrer et classer les titres d’identité reçus,

Gérer la réception et l’instruction des autres démarches administratives :

• Traiter les dossiers attestation d'accueil,
• Gérer les dossiers de recensement militaire,
• Traiter les demandes de légalisation de signature, les attestations de vie commune, changement de résidence, copies conformes de documents, certificats de vie ou de résidence,
• Traiter les demandes d’inscription sur la liste électorale.

Assurer la gestion du back office des démarches administratives :

• Gérer les commandes de fournitures de bureau,
• Vérifier les attestations d’accueil, établissement de la fiche récapitulative, préparation du parapheur pour circuit de signature,
• Gérer la déclaration trimestrielle du fichier PECOTO,
• Gérer les recensements faits en ligne : vérification conformité et envoi postal de l’attestation,
• Réceptionner et vérifier les colis sécurisés des Passeports et CNI : vérification des bordereaux en cohérence avec le nombre de titres,
• Traiter des courriels relatifs aux recensement militaires (complétude de dossiers, renseignements divers),
• Archiver les dossiers d’attestations d’accueil et de recensement militaire.

INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES

Horaires : 39 heures – 22 RTTs

Période de travail : 8h30 à 12h30 et de 13h30 à 17h40 le lundi, mardi, mercredi, vendredi

De 9h30 à 12h et de 13h30 à 17h40 le jeudi - Et par roulement de 8h45 à 12h40 le samedi. Participation par roulement aux cérémonies de mariages et de PACS les samedis matins et après-midi.

Avantages sociaux : Carte restaurant, CNAS, associations du personnel, participation employeur à la mutuelle et à la prévoyance, prime annuelle, forfait mobilité durable, plan de formation…

Agent titulaire de la fonction publique sur un grade d’adjoint administratif, vous possédez une expérience réussie sur un poste similaire vous permettant d’en mesurer les enjeux.

Vous connaissez le fonctionnement des collectivités territoriales, surtout la législation en matière d’état civil, les procédures administratives et de bonnes notions de droit public et privé.

Rigoureux, discret, autonome, ponctuel, vous avez le sens de l’accueil et du service public. Vous faites preuve de capacités à travailler en équipe, de reformulation, de diplomatie et de souplesse.

Vous savez travailler en équipe et rendre des comptes. La maîtrise de l’informatique est indispensable la connaissance des logiciels Synbird, suffrage Web, Citoyen, Eternité, PACNI, Mélodie, Maestro, serait appréciée.