Agent guichet unique (h/f)

Présentation générale

Le guichet unique a été créé en 2013 afin d’offrir aux usagers du service public un point d’entrée unique d’accueil à l’Hôtel de Ville et ainsi faciliter leurs démarches administratives (inscriptions scolaires, périscolaires, Carte d’Identité, Passeports, délivrance d’actes d’état-civil, inscription liste électoral etc.).

Il s’agit donc pour les agents du service :

• d’assurer l’accueil, l’information et l’orientation des usagers des services municipaux
• de traiter leurs demandes
• de répondre aux différents besoins des usagers des services municipaux (public, partenaires, autres services…), les guider, les accompagner

Une forte implication est attendue du candidat(e) dans le cadre du projet d’extension du guichet unique.

Accueillir et renseigner :

• Assurer l’accueil physique (pré-accueil, accueil) et/ou téléphonique (standard) du public, niveau 1 et niveau 2
• Assurer un accueil de qualité valorisant l’image de la collectivité : traiter l’usager avec amabilité, propreté des lieux, efficacité, disponibilité du service…
• Répondre aux différents besoins des usagers des services municipaux (public, partenaires, autres services…), les guider, les accompagner
• Fournir un service d’accueil fiable et le délivrer de manière efficace
• Respect et application des règles et procédures en vigueur
• Travailler en coopération avec les autres services municipaux afin de garantir une approche de proximité mais aussi un service global
• Communiquer aux autres membres de l’équipe les informations nécessaires au bon fonctionnement du service (passation), ses connaissances (savoir-être et savoir-faire)
• Utiliser les moyens de communication mis à disposition par la collectivité afin de renseigner efficacement les usagers : site de la ville, base de connaissance, mag…

Instruire et constituer des actes d’état-civil :

• Mise à jour des registres d’état-civil (établissement des actes de naissance, mariage, décès, reconnaissances, transcriptions, changement de nom et prénom…)
• Délivrance des autorisations funéraires, des livrets de famille
• Gestion et mise à jour des registres (mentions marginales, rectification)
• Traitement des dossiers de mariage, participation aux auditions en cas de nécessité
• Enregistrement des PACS

Enregistrement et délivrance des documents administratifs :

• Instruction des demandes (de cartes d’identité, de passeports, d’attestations d’accueil, de légalisation de signature, de recensement militaire, de déclaration de débits de boissons, inscriptions scolaires et périscolaires, calcul du quotient familial….)

Assurer les encaissements de paiements :

• Factures, séjours

Elections :

• Enregistrer les demandes d’inscription sur les listes électorales
• Participer à la révision de la liste électorale : vérifie les dossiers avant passage en commission électorale
• Participer à l’organisation des scrutins électoraux (mise sous pli, tenue d’un bureau de vote)

Cimetière :

• Assurer le contrôle des dossiers en collaboration avec les agents du cimetière

Liaisons :

• Contact direct et permanent avec tout type de public
• Relation avec l’ensemble des services, et autres partenaires (écoles, associations,…).
• Relation avec d’autres institutions : Procureur de la République, de la Préfecture, de la Sous-Préfecture, Consulat, Centre National du Service National de Paris…

Sens aigu du service public et de la relation à l’usager, garant de l’image et des valeurs du service public : être disponible vis-à-vis des usagers, avoir le souci de valoriser l’image du service public et de la municipalité en particulier

Gérer les relations avec les familles endeuillées

Présentéisme, ponctualité. Rigueur dans le travail, sens des responsabilités. Bonne présentation, attitude positive, bonne tenue, posture et langage professionnels. Devoir de confidentialité. Autonomie et sens de l’organisation

Excellent sens du relationnel, réel sens de l’écoute, capacité de communication : amabilité, patience, diplomatie

Compréhension et maitrise de l’environnement de la commune.

Compétences administratives

Capacités rédactionnelles, bonne maitrise du français (orthographe et grammaire)

Maitrise des outils informatiques (Pack Office, logiciels métiers : Agora, Alto, TES, Synbird, Arpège )

Particularités du poste :

Amplitude horaire du service : de 8h30 à 18h du lundi au vendredi, 8h30-12h le samedi matin ; travail certains samedis matins et après-midi (pour les mariages) par roulement (jour de repos séparé), permanence électorale

Travail de bureau et en extérieur (amené à se déplacer)

Implication dans certaines manifestations organisées par la Ville durant l’année (Fête de la Ville, élections…) avec horaires particuliers

CONDITIONS DE RECRUTEMENT

Rémunération statutaire + Régime indemnitaire + Complément Indemnitaire Annuel

37h30 heures par semaine

25 congés annuels + 15 ARTT

Remboursement à 100% des transports en commun en IDF pour les agents non Kremlinois

Restaurant administratif

Comité des œuvres sociales