Agent polyvalent des actes administratifs, du courrier et des archives (h/f)

Au sein de la Direction de l’Administration Générale et des Instances, le service Documentation Archives, Courrier et Actes administratifs est constitué de 2 pôles : le pôle archives et documentation et le pôle actes administratifs et courrier. Ce dernier est composé de 6 agents : 1 cheffe d’équipe, 4 appariteurs et d’un agent polyvalent des actes administratifs.

Sous l’autorité hiérarchique du chef de service, vous avez pour missions principales d’enregistrer, traiter et suivre le courrier « Mairie », à l’aide d’un logiciel, et les actes administratifs.

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Vos Missions

• Enregistrement, traitement, suivi et retour du courrier « Mairie » à l’aide du logiciel de dématérialisation,
• Enregistrement, suivi et retour des actes administratifs (arrêtés, contrats de location de salles) avec utilisation de la plateforme d’envoi dématérialisé au contrôle de légalité DOCAPOST,
• Traitement de tâches du pôle archives documentation : bulletinage hebdomadaire des abonnements de service, relevé de boîte aux lettres Mairie, traitement des demandes d’archives émanent des services,
• Participation ponctuelle aux actions de valorisation et de médiation du service Archives,
• Remplacement ponctuel au poste de l’accueil de l’hôtel de ville.

Savoirs:

• Bonne compréhension des procédures administratives et de leur suivi,
• Bonne connaissance de l’organigramme de la ville.

Savoirs faire:

• Maîtrise de l’outil bureautique et des logiciels de GEC/GED et AVENIO,
• Rapidité d’exécution.

Savoirs faire comportementaux :

• Etre sérieux et discret,
• Etre minutieux et rigoureux,
• Etre capable de prendre des initiatives.