Archiviste chargé de mission numérique

Engagé en faveur de l’égalité des droits et des chances, le Département du Jura souhaite prévenir les discriminations et promouvoir la diversité.

Le Département du Jura (1300 agents permanents, 382 millions d’euros de budget) recrute pour son Pôle d’Appui aux Territoires – Direction des Archives Départementales, un/e Archiviste chargé/e de mission numérique à temps complet.

 MISSION, CADRE ET CONTEXTE DU POSTE

Placé/e sous l’autorité hiérarchique de hiérarchique de la directrice des Archives départementales, au sein d’une direction de 21 personnes, il/elle est impliqué/e dans une politique soutenue de collecte sélective et classement des fonds publics et privés et de valorisation du patrimoine écrit du département, ainsi que dans la gestion des données électroniques des services publics du Jura.

il/elle sera chargé/e de :

• Piloter la politique de gestion des archives électroniques publiques et privées,
• Être archiviste référent pour des administrations relevant d’un ou plusieurs secteurs d’activités publiques, de la collecte à la valorisation des documents et fonds
• S’investir dans les projets administratifs, techniques, scientifiques et patrimoniaux des Archives du Jura comme cadre de la direction.

ACTIVITÉS

Cadre archiviste

-être archiviste référent(e) vis-à-vis d’administrations relevant d’un ou de plusieurs secteurs (exemple : social, éducation, sports, finances, fiscalité…) : apporter aide, conseil, information, formation auprès de ces administrations sur la gestion des archives publiques, concourir aux préparations de leurs versements et éliminations, le cas échéant, procéder à des collectes directes.

-Accompagner le directeur des Archives ou son adjoint Etat lors des inspections menées dans ces services au titre du contrôle scientifique et technique de l’État sur les archives publiques ; veiller et aider les services à l’application des prescriptions réglementaires et de celles qui découlent des inspections.

-Trier et classer organiquement des fonds de 1800 à nos jours, éventuellement antérieurs, relevant du ou des administrations dont il/elle est référent(e), les conditionner, en proposer la restauration et/ou la duplication le cas échéant, en rédiger les inventaires papier et électronique selon les normes rédactionnelles en vigueur avec indexation et autres outils de recherche nécessaires, diffuser ces inventaires et leurs annexes en salle de lecture et sur le site internet des Archives, les valoriser au moyen de présentations publiques, conférences, fiches thématiques...

Chargé de mission « numérique »

-Faire partager les enjeux et modalités concrètes des projets généraux et spécifiques de gestion et de collecte sécurisées des données électroniques publiques et privées aux services versants et propriétaires ou institutions privés ainsi qu’aux collègues archivistes de la direction des Archives qui sont référents de ces services ou chargés de la gestion des archives privées.

-Participer jusqu’au pilotage le cas échéant, aux projets de dématérialisation des procédures en administration avec la directrice et son adjoint, aux côtés de l’archiviste du Département en ce qui concerne les services départementaux, et en coordination étroite avec les administrations concernées et leurs services informatiques, depuis la conception des projets jusqu’au versement effectif de données dans le système d’archivage électronique des Archives du Jura.

-Procéder à la collecte des données et fonds électroniques publics et privés à conservation définitive dans le système de gestion pérenne des documents électroniques des Archives qu’il/elle coadministrera avec la directrice des Archives.

• Concourir à la sauvegarde des données électroniques produites par la direction des Archives par numérisation de fonds en collaboration avec le photographe des Archives, ou par dématérialisation de procédures internes.
• Sensibiliser à l’information et à la formation d’agents publics et du grand public à la gestion, à la conservation et à l’utilisation des documents et données électroniques (systèmes d’archivages électroniques, schéma départemental des usages et services numériques ; Rgpd, Open data, IA…).

Activités transverses de la direction des Archives du Jura

-Participer à l’élaboration et à l’exécution des projets généraux de collecte, classement, valorisation des archives et des productions internes, ainsi qu’à la programmation des réunions de service comme membre de l’équipe de direction des Archives.

-Participer, coordonner ou piloter selon le cas les projets de valorisation et diffusion grand public et scientifique des Archives du Jura, sur place, hors les murs et sur internet (exposition, conférences, visites de groupes, publication, informations, sensibilisation et formation à la recherche en archives auprès des lecteurs et chercheurs etc.).

-Participer au tour de rôle de présidence de la salle de lecture (remplacements réguliers de la titulaire de la présidence avec tous les autres archivistes) ; répondre aux recherches par correspondance

CONDITIONS D’EXERCICE ET MOYENS TECHNIQUES

• Utilisation des logiciels métier Mnesys (SGA, portail intranet/internet) et as@lae (système d’archivage électronique), suites bureautiques (Windows, Open Office), éditeur d’xml-ead (Oxygen xml editor), et outils complémentaires pour cartographie, schémas…
• Déplacements dans le département et à l’extérieur, port et manutention constant de cartons et caisses d’archives, possibles travaux salissants dans locaux divers (bureaux, hangars, greniers, caves…) en toute saison, dépoussiérage de documents
• Horaires : réglement de la collectivité (obligation de présence de 9h à 11h30 et de 14h à 16h30) ; lors des tours de rôle de présidence de salle, respect obligatoire de l’horaire d’ouverture de la salle (8h30-12h, 13h15-17h30) ; lors des collectes ou autres nécessités de service, horaires variant selon les travaux à réaliser.
• Congés scolaires : astreinte de présence des cadres partagée au sein de l’équipe de direction
• Travail seul ou en équipe.

SÉCURITÉ SANTÉ ET CONDITIONS DE TRAVAIL

• Respect des règles d’hygiène et des consignes de sécurité propres aux archives.
• Port d’équipements individuels de protection ; véhicules de service ; mise à disposition de chariots etc.

CADRE STATUTAIRE

• Catégorie A – Filière Culturelle - Attaché de conservation du patrimoine, spécialité Archives
• Recrutement par liste d’aptitude, voie de mutation ou détachement ou à défaut par voie contractuelle

PRÉREQUIS (diplôme, expérience, habilitation, permis de conduire…)

• Master II archives,

COMPÉTENCES TECHNIQUES

• Connaissances obligatoires et approfondies du cadre législatif et réglementaire des Archives (missions exercées, Code du patrimoine),.
• Pratique et connaissance juridique et technique de la gestion et de la conservation à terme des documents électroniques, la communication et la diffusion de données à caractère personnel (Rgpd), et si possible sur la propriété intellectuelle.
• Maîtrise et mise en œuvre des méthodes et objectifs de collecte, classement et inventaire de documents et fonds d’archives.
• Maîtrise des normes descriptives en usage en archives et de l’encodage (ead/eac...).
• Maîtrise d’outils bureautiques, logiciels métier, outils et méthodes d’indexation, partage et diffusion de données appliqué aux fonds d’archives papiers et électroniques
• Connaissance de l’histoire des administrations et du cadre institutionnel actuel (national, régional, départemental, local)
• Compétences paléographiques bienvenues.

QUALITÉS

• Forte capacité à écouter, dialoguer, expliquer et argumenter objectifs, méthode, avis et décisions, à transmettre expérience et connaissances, former et informer (comme encadrant, chef de mission et référent archives)
• Capacité d’étude et d’approfondissement des connaissances professionnelles et d’adaptation aux exigences et évolutions professionnelles
• Initiative, force de proposition, capacité à concevoir de façon pragmatique des projets et des solutions.
• Capacité rédactionnelle éprouvée et aisance à l’oral