ASSISTANT ADMINISTRATIF A METZ H/F

Collectivité de proximité par excellence, le Département est un acteur local incontournable, garant de la solidarité des personnes et des territoires sur l'ensemble de la Moselle. Entre les missions qui lui sont dévolues par la loi, les politiques volontaires mises en place pour favoriser le bien-être des Mosellans et l'attractivité du territoire, le Département influe sur le quotidien de centaines de milliers de personnes, hommes, femmes, enfants, nourrissons, seniors ou personnes handicapées, collégiens, acteurs associatifs, sportifs,... . Les services départementaux assurent la mise oeuvre des politiques publiques départementales ; près de 3200 agents mettent en oeuvre au quotidien ces politiques départementales pour apporter le meilleur service public à la population, sur l'ensemble du territoire mosellan.

Rattachée à l'Adjointe à la Directrice du Service Social Départemental, vous serez chargé :

• du secrétariat de l'Adjointe à la Directrice du Service Social Départemental et du suivi des dossiers particuliers confiés à la l'Adjointe à la Directrice du Service Social Départemental,
• de la gestion administrative et le suivi du volet RH des agents titulaires mobiles rattachés à l'ADSSD,
• de la coordination organisationnelle, avec les Chefs de Service des Pôles Service Social Polyvalent, permettant d'établir les affectations des travailleurs sociaux titulaires mobiles,
• du suivi des dossiers particuliers confiés à la Direction Adjointe du Service Social Départemental,
• du suivi nécessaire à l'actualisation des différentes fiches techniques des services polyvalents et spécialisés, et de veiller à leur communication via les espaces et canaux dédiés,
• d'un soutien à l'organisation et aux coordinations internes et externes relatives à la mission de Protection des Majeurs,
• d'un appui dans le cadre du portage des évolutions des pratiques et des usages informatiques,
• d'un soutien ou un renfort aux Assistantes chargées de Direction et des Ressources Humaines notamment lors des périodes d'absence ou de surcharge d'activité.

Appui à la planification et à l'organisation de l'activité de l'Adjointe à la Direction :

• Assister l'Adjointe à la Direction dans l'organisation quotidienne de son travail, en assurant le secrétariat,
• Gérer et planifier, de manière optimisée, l'agenda de l'Adjointe à la Direction,
• Organiser la réservation des salles pour les réunions de service et partenariales.

Appui à la gestion du volet RH des travailleurs sociaux mobiles :

• Actualiser les plannings de congés et d'absence de l'équipe,
• Assurer et transmettre les différentes demandes RH,
• Assurer le suivi des démarches en lien avec l'aspect santé et sécurité des agents mobiles,
• Assurer le suivi du volet formation des agents placés sous la responsabilité hiérarchique de l'Adjoint à la Direction en lien avec le référent formation,
• Assurer le suivi des demandes de participation aux colloques, séminaires.

Appui à la planification et à l'organisation de l'activité de l'Adjointe à la Direction concernant l'encadrement et le pilotage de l'activité des mobiles :

• Réaliser l'état des lieux mensuel des effectifs,
• Alerter avec réactivité en cas d'absence imprévue afin d'ajuster au mieux les organisations,
• Gérer la logistique des différentes réunions à l'échelle Départementale ou des territoires, transmettre les ordres du jour et rédiger les comptes rendus.

Appui administratif et le suivi des dossiers particuliers confiés à l'Adjointe à la Direction :

• Rédiger et assurer le suivi des courriers et notes sortants, sous l'autorité du supérieur hiérarchique
• Garantir la qualité (rédaction, présentation) des documents émis par la Direction en observant rigoureusement la Charte administrative
• Assister le pilotage des projets spécifiquement pris en charge par l'Adjointe à la Direction en lien avec les thématiques suivantes :Mission Protection des Majeurs,
• Evaluation du système d'information social et animation du groupe des correspondants SOLIS en lien avec le référent applicatif métier,
• Référence dans les domaines informatiques, CNIL et RGPD,

Apport de renfort à l'Assistante de Direction et à l'Assistante en charge des RH, notamment lors des périodes d'absence ou de surcharge d'activité

• Assurer les transmissions urgentes dans le cadre de la gestion RH du personnel de la Direction, (recrutement, carrière, affectation, formation, recensement de l'absentéisme en lien avec la conseillère de prévention ...) et garantir les retours aux sollicitations du SRAT
• Assurer le secrétariat de Direction, gérer les courriers et des relations Usagers
• Transmettre et collecter l'information en constituant la liaison entre la Direction et les interlocuteurs internes et externes
• S'assurer du suivi des demandes du Cabinet, du Directeur Général des Services (suivi de courriers « signalés » ...), émanant de l'Assistante du DGA, en liaison avec les Pôles de Service Social Polyvalent (respect des délais)

Résidence administrative : METZ

Poste à temps complet

• Avoir une connaissance générale des missions et compétences de la Direction ainsi que du Département,
• Avoir des connaissances règlementaires et maîtriser les statuts de la fonction publique,
• Tenir une posture d'accueil physique et téléphonique, disposer de bonnes capacités relationnelles,
• Maîtriser la rédaction administrative et la synthèse de documents,
• Avoir une très bonne qualité rédactionnelle,
• Connaître les procédures et règles administratives en termes de communication et de traitement,
• Maîtriser l'outil informatique, Internet et les logiciels bureautique (Word, Excel, Powerpoint) ainsi que les techniques bureautiques et de communication,
• Posséder des aptitudes à l'utilisation de logiciels,
• Etre proactif,
• Faire preuve de curiosité professionnelle,
• Etre force de propositions,
• Avoir le sens de l'organisation, de la méthodologie et des responsabilités,
• Faire preuve de rigueur, de discrétion, de disponibilité et de réactivité,
• Savoir s'adapter face à des charges de travail fluctuantes.