Assistant administratif au Cabinet du Maire (h/f)

Descriptif de l'emploi et missions

DEFINITION DU METIER :

Sous la responsabilité directe du ou de la Directrice de cabinet et sous la coordination du Cheffe de cabinet, le/la Secrétaire de Cabinet est chargé.e du suivi du travail quotidien du cabinet en apportant une aide permanente au Maire et aux collaborateurs de cabinet en termes d’organisation.

Il.elle a la responsabilité de l’accueil téléphonique et physique du cabinet, la transmission des messages importants, le traitement, le classement, la répartition du courrier, la rédaction et la mise en forme de courriers, la rédaction de discours de mariages et la préparation des dossiers supports pour les réunions du Maire.

Le/la Secrétaire de Cabinet est également chargé.e de la gestion de l’agenda du Maire, de la planification de réunions et de l’organisation de réceptions et d’évènements municipaux en lien avec les collaborateurs de cabinet, les élus et les services, en l’absence de la Secrétaire particulière du Maire.

ACTIVITES TECHNIQUES :

• Accueil téléphonique et physique
• Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
• Gestion du courrier
• Gestion des moyens généraux à destination du cabinet et des élus (fournitures, bons de commande, notes de frais…)
• Travail en transversalité

Conditions d’exercice

• Droit à congés : 44 jours (dont 2 jours de fractionnement)
• Rémunération indiciaire + régime indemnitaire + prime annuelle
• Transport : Remboursement à 75% du titre de transport ou indemnité kilométrique Vélo
• Politique active de formation
• Avantages sociaux : Adhésion au CNAS, participation employeur mutuelle et prévoyance
• Restauration : participation employeur pour deux modes de restauration possible : accès à un restaurant d’entreprise ou service de livraison de repas sur site.

Profil recherché

SAVOIR-FAIRE (COMPETENCES) :

• Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités de l'élu
• Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
• Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
• Établir une relation de confiance avec le ou la Maire et les membres du cabinet
• Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
• Organiser le classement et l'archivage des dossiers
• Renseigner des tableaux de suivi des activités du service

SAVOIRS (CONNAISSANCES) :

• Notions d'organisation et de gestion du temps de travail (gestion des priorités, des urgences et des imprévus).
• Règles de l'expression orale et écrite de qualité
• Techniques de secrétariat
• Tableaux de bord et outils de planification et suivi
• Standard téléphonique, annuaire de la collectivité et des partenaires
• Principes rédactionnels

SAVOIRS ÊTRE (QUALITES) :

• Esprit de synthèse et sens de l’organisation
• Rigueur
• Sens des relations humaines
• Discrétion
• Autonomie
• Réactivité et disponibilité