Assistant administratif de la Direction Architecture (h/f)

Commune de 35 380 habitants (surclassée 40 000 à 80 000 habitants) de l’Est parisien en fort développement, reliée à Paris directement par la ligne 11, membre de l’Établissement Public Territorial Est Ensemble, la Ville de Romainville met en œuvre une transformation écologique et sociale ambitieuse, avec la volonté de faire autrement : favoriser la construction collective des politiques publiques (élus, agents municipaux, tissu associatif, habitants) et veiller à la transparence des décisions.

Pour accompagner cette dynamique, Romainville recrute :

Un.e Assistant.e administratif.ve de la Direction Architecture

à temps complet

Cadre d’emplois des Rédacteurs territoriaux (B)

(Poste ouvert aux fonctionnaires dans les conditions statutaires et aux contractuels)

La direction de l’Architecture est composée de deux services : Grands Projets et Patrimoine.

Le service Grands Projets pilote les grands projets de construction et de réhabilitation (études préalables, budget, plannings, procédures de mise en concurrence, suivi de chantier, relation avec les intervenants etc.) du lancement jusqu’à l’achèvement de la période de GPA, voire de garantie décennale.

Le service Patrimoine assure la maintenance préventive et corrective du patrimoine bâti de la Ville et fait réaliser par des entreprises des travaux divers dans un cadre précis (délais d’exécution courts, budgets adaptés et encadrés et procédures simples) hors Garantie de Parfait Achèvement et Décennale.

Placé.e sous l’autorité hiérarchique de la Directrice de l’Architecture, véritable « point d’entrée de la Direction », vous assurerez la gestion administrative, comptable et budgétaire de la Direction Architecture, en coordination avec les chargé.e.s d’opération et les technicien.ne.s et en lien direct avec la Direction des finances.

Dans ce contexte, vous assurez la gestion comptable et budgétaire de la Direction. Vous :

• participez à la préparation et au suivi du budget de la Direction de l’architecture : saisie du budget dans le logiciel, mise en place et suivi d’indicateurs budgétaires
• exécutez le budget de la Direction, à savoir, vous élaborez les bons de commandes et suivez les factures en coordination avec les techniciens et les chargés d’opérations - qui sont seuls responsables de la vérification du service fait et de la validation des factures - et en lien direct avec la Direction de finances
• concevez et tenez à jour des outils de suivi budgétaires et comptables (tableaux de bord, échéanciers, plannings…)
• traitez les factures anciennes.

Quant à la gestion administrative de la Direction, il s’agit de :

• suivre et monter les dossiers administratifs et juridiques (assurances, ordre de services, réception des travaux, contrats…)
• contribuer à la préparation administrative des commissions et des conseils municipaux
• gérer le planning de la direction
• gérer le courrier : enregistrement des courriers départ/entrée, envoi des courriers, classement, archivage
• rédiger et/ou mettre en forme tous documents : notes, compte rendus, courriers, tableaux, procès-verbaux, rapports, bilans, etc.
• aider et assister la Directrice dans la gestion des ressources humaines (absences, congés, heures supplémentaires…),
• être le relai d’informations auprès des équipes (process et événements Ville, …)
• faire le lien avec les services supports et les partenaires (demandes auprès de la DSI, régie municipale, bailleurs…)

Vous aurez la charge de l’accueil téléphonique et physique de la Direction, vous :

• assurez l’accueil physique et téléphonique de la Direction : réception des appels, prise des messages, orientation des appels vers les différents interlocuteurs
• orientez et conseillez les usagers et les entreprises vers l'interlocuteur ou le service compétent
• participez à l’affectation et au suivi des tâches sur le logiciel de suivi des interventions « e-atal »

Vous pourrez être sollicité.e en cas d’absence prolongée de l’assistant.e de la Direction Cadre de vie et nature en Ville pour assurer certaines de ses missions les plus urgentes.

Compétences et qualités requises

• Maîtrise des techniques du secrétariat et maîtrise parfaite de l’orthographe
• Mise en place et gestion de classement
• Maitrise du logiciel CIVIL (ou d’un logiciel comptable équivalent)
• Maitrise des logiciels de bureautique (word et excel)
• Connaissance des principe des marchés publics et de la comptabilité publique
• Savoir accompagner la mise en œuvre d’actions d’amélioration du service
• Savoir rédiger des notes et des procédures internes
• Savoir mettre en œuvre des procédures de contrôle
• Savoir suivre des dépenses et un budget et savoir anticiper
• Appétence affirmée pour le partage des connaissances et le travail en équipe
• Sens du service public
• Créativité, esprit d’initiative, autonomie
• Disponibilité
• Fiabilité, discrétion, réserve
• Capacité à s’adapter et à être polyvalent

Conditions :

37h30 par semaine du lundi au vendredi - 15 RTT + 25 jours de congés

Télétravail possible

Rémunération statutaire + régime indemnitaire ; possibilité de prime annuelle

Titres-restaurant et restaurant pour le personnel (cuisine 100% fait maison, bio, locale et de saison)

Participation à la mutuelle (si labellisée)

Possibilité d’adhérer à un contrat de groupe Prévoyance

Ville adhérente à Plurelya, gestionnaire d’œuvres sociales

Date limite de réception des candidatures : 30/04/2026