Assistant administratif et financier (F/H)

Le Centre Communal d'Action Sociale de Vienne recrute pour sa Cellule Administrative et financière, servie support aux directions et chefs de service, un(e) assistant(e) administratif(ive) et financier(ère) chargé(e) d'intervenir en appui technique des Pôles et des activités du CCAS.

Volet administratif

• Assurer la distribution, le suivi des courriers et des parapheurs entrants et sortants
• Assurer la mise en place et le suivi de tableaux de bord : suivi des congés annuels, des heures, des absences
• Aider à la création de supports statistiques
• Assurer l’accueil téléphonique et physique du CCAS en cas de besoin
• Participer à l’archivage des dossiers réalisés au préalable par les services (lien avec le service archive)

Volet aides facultatives

• Gérer la commission aides facultatives en lien avec la directrice du Pôle : instruire les dossiers pour la commission, participer à la commission, rédiger les courriers de réponse, faire le lien avec les instructeurs, préparer et remettre les aides aux usagers + régie

Volet ressources humaines

• Effectuer le suivi administratif (ODIVl, suivi d'accidents, frais de déplacement, ...)
• Assurer le suivi des demandes de remplacement RH
• Assurer le suivi des demandes et besoins de formations

Volet finances, marchés publics

• Assister à la préparation des budgets CCAS/SSIAD et suivre leurs exécutions (factures, bons de commandes, demandes de subventions, bilans des actions, rattachements, reports...)
• Appliquer les procédures d'exécutions budgétaires M 57/ U22 (engagements, commandes, virements de crédit, suivi du budget, rattachements, décisions modificatives...)
• Contacter les fournisseurs et prestataires de facturations (création de tiers, devis, commandes, relances, accompagnement des professionnels pour la facturation sur CHORUS)
• Assurer le suivi des marchés publics en lien avec le service marché public de Vienne Condrieu Agglomération

Volet assemblée, actes administratifs

• Coordonner le Conseil d'Administration en lien avec la direction, les chefs de services, les élus et les services mairies (juridique, ressources humaines, polyvalence, reprographie...)
• Mettre en place et assurer le suivi de tableaux de bords (rétro planning, délibérations, décisions du maire...)

Volet hébergement

• Coordonner la facturation du service hébergement + régie + relation avec la trésorerie municipale + suivi des impayés
• Réaliser les statistiques de suivi de paiement

Volet santé/seniors

• Réaliser la facturation du panier de services en lien avec la responsable + régie + relation avec la trésorerie municipale + suivi des impayés
• Saisir des nouveaux dossiers sur Senior dont les éléments ont été récoltés et vérifiés par le panier de services
• Réaliser des mailings pour diffusion des courriers en nombre (repas des seniors, salon des seniors, canicule)
• Questionnaire de satisfaction ESAD SSIAD + tableau comparatif Réaliser les statistiques des repas et des jours d'ouverture des carrousels
• Sous la direction de la responsable seniors et de la directrice du Pôle Santé/Seniors, assurer le suivi administratif et matériels des événements suivants :

o Commission ouverte

o Ciné d'or

o Salon des seniors s

o Guide des seniors

o Festivités de fin d'année

SPECIFICITES DU POSTE :

• Disponibilité
• Travail sur différents logiciels spécifiques : Millésime, Sedit, Famu, Brédéa
• Maitriser la nomenclature M57 et M22
• Régisseur principal de la régie Secours d’Urgence du CCAS et de la régie hébergement, seniors
• Travail en soirée pour le Conseil d’Administration

CONDITIONS D’EXERCICE :

• Lieu de travail : CCAS - Passage St Antoine - Vienne
• Temps de travail / horaires : temps complet 37 heures 30 hebdomadaires
• Rémunération : statutaire – IFSE – CIA
• Statut : titulaire ou à défaut contractuel (emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou aux agents contractuels au titre de l’Art. L332-14 disposition 2 du code général de la fonction publique)
• Avantages sociaux :

o RTT

o Possibilité de télétravail en fonction de l’organisation du service

o Participation à la mutuelle (si contrat labellisé) prévoyance / santé sous conditions

o Titres restaurant

o Compte Epargne Temps

o Adhésion Comité des Œuvres Sociales

o Prise en charge d’une partie des abonnements de transport en commun

• Formation en secrétariat obligatoire
• Excellente maîtrise de l’informatique : Pack Office
• Permis B obligatoire
• Sens de l’organisation
• Autonomie et dynamisme
• Discrétion, secret professionnel et adaptabilité
• Esprit d’initiative et rigueur
• Etre force de proposition
• Etre polyvalent en assurant le relais lors des absences des agents des autres dominances, créer des procédures à cet effet
• Travailler en équipe, participer aux réunions d’équipes
• La connaissance du secteur médical serait un plus