Assistant de direction

Au sein de la Direction du Cabinet, apporte une aide permanente au en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.

Accueil téléphonique et physique au secrétariat

Gestion des commandes de fournitures

Gestion des plannings de congés des agents du service

Gestion du courrier du service

Organisation et planification des réunions

Recherche et diffusion d'informations

Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique

Suivi des projets et activités du service

Suivi des tableaux de bord

SAVOIRS :

Circuits et procédures administratives et procédures du service

Organisation et fonctionnement de la collectivité départementale et des collectivités partenaires du service

Tableaux de bord et outils de planification et suivi

Techniques de secrétariat (dactylographie, prise de note, ...)

SAVOIRS FAIRE :

Gérer les activités du secrétariat

Gérer les agendas des agents du service

Prioriser et diffuser les informations dans le service

Utiliser les outils bureautiques (Word, Excel), de travail collaboratif (Outlook, SharePoint) et autre logiciel de gestion

SAVOIRS ÊTRE :

Ecouter les directives et mettre en oeuvre les consignes de travail

Organiser son travail de manière autonome et avec méthodologie

Respecter les horaires et les délais d'exécution, se rendre disponible pour répondre aux nécessités de service

Faire preuve de rigueur dans la réalisation des tâches quotidiennes

Accueillir le public et les personnes extérieures au service avec amabilité et courtoisie

Faire preuve de discrétion et respecter la confidentialité des informations traitées