Assistant de direction auprès de la Direction Générale des Services (h/f)

Au sein de la Direction Générale, l'assistant(e) de direction accompagne la Directrice Générale des Services dans l'organisation quotidienne de ses missions. Il(elle) contribue au bon déroulement des activités du service en assurant des fonctions d'assistance administrative en binôme avec l'assistante du Président.

L'assistant(e) aura en charge :

• Gérer l’agenda, planifier et organiser les réunions et rendez-vous,
• Préparer les dossiers selon les réunions,
• Assurer l’organisation logistique et matérielle des réunions et le cas échéant préparer les déplacements professionnels nécessaires,
• Assurer la fonction d'interface avec les responsables de Direction
• Prendre des notes, rédiger des documents,
• Mettre en forme tous supports écrits,
• Rédiger ou formaliser des comptes rendus et assurer le suivi des réunions,
• Rédiger et diffuser les ordres du jour des réunions, les convocations et documents préparatoires aux réunions dans les délais de prévenance requis,
• Assurer la gestion administrative et le traitement du courrier,
• Assurer l’accueil téléphonique et physique au secrétariat de la DG

Titulaire d'un BTS en assistanat de manager

Connaissance du fonctionnement d’une collectivité territoriale et des instances et processus de décision

Maîtrise des logiciels Word / Excel / Outlook

Qualité rédactionnelle et orthographique, esprit de synthèse

Sens de l’organisation et des priorités

Discrétion, devoir de réserve, écoute, disponibilité

Diplomatie et esprit d’équipe

Capacité à travailler en transversalité et en lien avec des interlocuteurs diversifiés