Assistant de direction de la Directrice Générale des Services

Riche de ses 75 collaborateurs et de ses 15 métiers, la Commune de Saint-Cyr-au-Mont-d’Or porte des politiques publiques de proximité très diverses pour ses 6 440 d’habitants et son territoire : accueil du public, état civil, élections, urbanisme, environnement, aménagement urbain, entretien des bâtiments publics et espaces publics, aide sociale, personnes âgées, handicap, insertion professionnelle, écoles publiques, accueil de loisirs, voirie communale, culture, patrimoine, vie associative, sport…

Sous la responsabilité de la directrice générale des services, en tant qu'assistant(e) de direction, vous assurez la gestion administrative et le secrétariat de la directrice générale des services. Vous travaillez en relations transversales fortes au sein des managers, agents et partenaires interne et externes.

Relations de travail :

Relais d'informations avec le supérieur hiérarchique

Contacts directs et échanges permanents avec la directrice générale des services

Relations avec les services en permanence avec la Directrice Générale des Services et les cadres de la collectivité

Contacts avec les autres collectivités et instances extérieures

Autonomie et responsabilité :

Relative autonomie dans l'organisation du travail

Garant de l'image de la personne qu'il assiste

Missions définies, suivies et évaluées par la personne qu'elle assiste

Relais d'informations avec le supérieur hiérarchique

Mission 1 : Organisation de la vie professionnelle du cadre

Vous organisez et gérez les agendas en fonction des priorités et des urgences.

Vous planifiez et assurez le suivi des réunions (ordres du jour, comptes rendus, logistique).

Vous organisez les déplacements et gérez les aspects logistiques associés.

Vous contribuez à la communication (relations avec les services).

Mission 2 : Suivi des projets et activités de la direction

Vous préparez les dossiers en amont des réunions et rendez-vous : collectez, centralisez et mettre à jour l’ensemble des documents nécessaires (notes, comptes rendus, délibérations, statistiques, courriers, pièces administratives, etc.). Vous vérifiez la complétude, la cohérence et la fiabilité des informations transmises.

Vous enregistrez des courriers, notes, parapheurs puis transmission aux divers services.

Vous assurez le suivi administratif des sollicitations des citoyens et des partenaires.

Vous classez, archivez et structurez l’information (papier et numérique).

Mission 3 : Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique

Vous structurez et synthétisez les éléments clés afin de faciliter la lecture et la prise de décision. Vous établissez, le cas échéant, des notes de synthèse ou des fiches préparatoires.

Plus ponctuellement, vous assurez la préparation et le suivi de dossiers spécifiques aux différents services et vous mettez à jours les arborescences, les tableaux, bases de données.

Mission 4 : Accueil téléphonique et physique au secrétariat

Vous assurez l’assistanat administratif, l’accueil physique et téléphonique de la direction ainsi que l’ensemble des missions traditionnelles d’un secrétariat (rédaction de courriers, de comptes rendus, diffusion d’information et de documents, gestion des fournitures, suivi du circuit de parapheurs, archivage, gestion des boîtes mails génériques, suivi courriers...).

Véritable interface entre les services et les partenaires, vous facilitez l’organisation, la gestion et la communication de leur activité.

Conditions d’exercice :

Temps de travail : Temps complet 37.5/37.5 heures hebdomadaires ouvrant droit à 15 jours de récupération de temps de travail dont un pris au titre de la journée de solidarité.

Horaires : horaires variables lundi au vendredi plages fixes (9h00-12h00 et 14h00-16h00)

Matériel utilisé : PC, suite office, téléphone, photocopieur, logiciels de traitement du courrier (DOTELEC), logiciel de comptabilité pour la réalisation des bons de commande (BL GF de Berger Levrault)

Particularités :

Travail en bureau au sein de la mairie

Horaires variables et pics d'activité en fonction des obligations du service et de la demande de la personne qu'il assiste

Très grande disponibilité vis-à-vis du cadre auprès duquel il travaille

Respect des obligations de discrétion et de confidentialité

Conditions salariales :

• Rémunération statutaire + régime indemnitaire (IFSE et CIA) + nouvelle bonification indiciaire
• Prise en charge de l’abonnement transports en commun à hauteur de 75% et d’un forfait mobilités durables jusqu’à 300 euros annuels (prestations cumulables),
• d'une participation financière de l’employeur à la mutuelle santé (30€ par mois) et à la prévoyance (50%),
• d’une carte titres restaurant d’un montant de 8,00 €, avec participation employeur de 60%,
• de nombreuses prestations d'actions sociales par le CNAS,
• d’une offre de formation variée tout au long de votre carrière, et de multiples possibilités d'évolution en interne, d’un accès à des activités physiques et de bien-être gratuites sur différents sites.

Compétences

• Savoirs (Connaissances théoriques)

Organisation de la collectivité ou de l’établissement

Fonctionnement et rôle des autres collectivités

Contexte et enjeux de la collectivité ou structure

Missions du service

• Savoirs faire (mise en œuvre professionnelles)

Notions d’organisation et de gestion du temps de travail

Fonctionnement des services de la collectivité

Règles de l’expression orale et écrite de qualité

Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.)

Règles d’orthographe, syntaxe et grammaire

Fonctionnement de l’internet et de l’intranet

Tableaux de bord et outils de planification et suivi

Standard téléphonique, annuaire internet

Annuaire de la collectivité et des partenaires

Principes rédactionnels de la note de synthèse

Principes rédactionnels du compte-rendu

• Savoirs être (capacités relationnelles et attentes comportementales

Capacité à anticiper et à prendre des initiatives

Grande réactivité

Gestion des priorités

Qualités relationnelles et organisationnelles

Autonomie, diplomatie et discrétion (confidentialité des informations traitées)

Rigueur