Assistant de Direction

Sous l’autorité de la Directrice des Finances, l’Assistante de la Direction Budget et Finances assure la gestion logistique des réunions organisées par la Direction. Elle gère également le secrétariat de la Direction et est mutualisée auprès des différents services de la direction des budgets et des finances.

Assure le secrétariat et la gestion logistique des réunions, organisées par la Direction et les services

Gère le secrétariat de la Direction.

Gère des dossiers spécifiques liés au domaine d’intervention de la Direction.

Suppléer l'assistante du DGA en cas d'absence ou de surcharge d'activité

Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.)

•Progiciels de gestion

•Procédures du service

•Logiciels de bureautique

•Vocabulaire professionnel du service

•Procédures administratives

•Techniques de recherche documentaire

•Technique de classement

•Communication orale et écrite

Savoir-faire

Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers

•Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques

•Saisir des documents de formes et de contenus divers

•Gérer et actualiser une base d'informations

•Rechercher des informations, notamment réglementaires

•Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion

•Rédiger des documents administratifs

•Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires

•Enregistrer ou saisir des données informatiques

•Recevoir et orienter les demandes

•Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages

•Rechercher et diffuser des informations

•Photocopier et assembler des documents

•Trier, classer et archiver des documents

•Synthétiser et présenter des informations

•Rechercher et diffuser des informations

•Préparer les dossiers pour les instances

•Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion

Savoir-être

Polyvalence

Discrétion

Sens du relationnel

Sens de l’organisation