Assistant de Direction (h/f)

Sous la responsabilité de Monsieur le Maire ou de son représentant, l’Assistante est chargée du secrétariat du Maire et de son cabinet.

• Accueil physique et téléphonique
• Gestion de l’agenda du Maire
• Constitution et préparation de dossiers
• Prise de RDV, de messages et transmission aux collaborateurs
• Préparer différentes réunions et en réaliser les comptes rendus
• Saisir, mettre en forme divers documents (courriers, rapports, convocations notes, discours, fiches de suivi, comptes rendus...), les reproduire et/ou les scanner et les diffuser
• Suivi des courriers et des dossiers inhérents à ceux-ci
• Relations avec les services pour vérifier si les notes transmises sont suivies et exécutées, courriers de relance
• Réponse par mail ou téléphone aux demandes (invitations, demandes de matériels urgentes...)
• Consultation de boites mails génériques
• Saisir et mettre à jour les bases de données utilisées au sein du cabinet (annuaire et organigramme institutionnel)
• Classement des courriers, archivage, rangement (chrono, fiches de suivi, bulletins affiches, publications réalisées par le Cabinet...)
• Distribution des invitations et des bulletins dans les casiers des élus, voire des chefs de service
• Suivi de manifestations tant d’un point de vue organisationnel que matériel (micros, cadeaux, chaises, tables, ouverture et fermeture des locaux...)
• Envoi courriers en nombre (mise sous pli, impression enveloppe, mise sous enveloppe, transmission à l’accueil pour envoi)
• Descente et remontée des parapheurs, des mails
• Réalisation de chevalets, de listes de présence...
• Présence à des manifestations pour aide aux collaborateurs (suivi, pointage, passage de micros, vérification si bonne installation...)
• Aide aux collaborateurs (appels téléphoniques, prises de renseignements...)
• Organisation en lien avec la logistique des réceptions de personnalités et d’évènements

Parfaite maîtrise des principaux logiciels bureautique (Word, Excel, Outlook…)

Connaissance du fonctionnement municipal (élus et administration)

Connaissance de base en droit public et droit civil, en relation avec les missions des collectivités territoriales

Aptitudes / Qualités

Esprit d’équipe

Ecoute

Esprit d’initiative

Qualités relationnelles

Discrétion

Disponibilité, adaptabilité

Bonnes qualités rédactionnelles

Sens de l’organisation

Rigueur, concision, diplomatie

Expérience sur un poste identique exigée

Avantages

• CNAS
• Tickets restaurant
• Participation mutuelle et prévoyance
• Bien-être au travail (ostéopathie, chiropraxie)

Recrutement par voie statutaire ou contractuelle. Temps complet.

Rémunération statutaire + régime indemnitaire + prime de fin d’année.