Assistant de direction (h/f)

Au sein de la ville de Rungis, commune de 5 700 habitants, comprenant le Marché d’Intérêt National, le parc tertiaire ICADE, la SOGARIS, comptabilisant 29 200 emplois (INSEE 2009) et une zone agricole de 40 ha.

Ville proche de Paris desservie par le RER ligne C Rungis la Fraternelle et le Tram T7 qui la relie directement à Paris et à l'aéroport d'Orly et où il fait bon vivre.

Contexte

Rattaché(e) à la Directrice générale des services, vous serez l’interface privilégiée entre Le Maire, la Directrice générale des services, les Elus et ses différents interlocuteurs. Vous veillez à garantir l’accueil du Secrétariat Général et jouez un rôle prépondérant dans la transmission des informations relatives à l’activité municipale.

Missions

o MISSIONS PRINCIPALES :

Organiser le secrétariat du maire et de la Directrice générale des services :

• Gérer les agendas du Maire et de la Directrice générale des services,
• Planifier et organiser des réunions et rendez-vous (dont réservation de salle, visioconférences…),
• Rédiger des courriers et des notes,
• Mettre en forme divers travaux de bureautique et en assurer le suivi,
• Gérer et suivre les parapheurs, les courriers.

Contribuer à l’organisation administrative et fonctionnelle des instances et des assemblées :

• En lien avec le service juridique, préparer les séances du Conseil Municipal (planification, ordres du jour, convocations, relecture et adaptation des documents produits par les services),
• Participer aux séances du Conseil Municipal (hors rédaction du PV) et en assurer le suivi,
• Assurer le suivi et la transmission de certains actes à caractère réglementaire (délibérations, arrêtés, décisions du Maire),
• Garantir la bonne tenue des registres des délibérations, arrêtés et décisions,
• Organiser et contrôler l'affichage légal et la publication des actes,
• Organiser les commissions et bureaux municipaux et en diffuser les comptes rendus.

o MISSIONS SECONDAIRES :

• Etablir et suivre les bons de commande,
• Gérer les déplacements des Elus (réservation de billets de train, d’hôtel, …),
• Commander les fournitures du service et gérer les stocks,
• Gérer les abonnements des services administratifs et du Conservatoire,
• Tenir un planning du prêt du véhicule de service,
• Traiter, classer et archiver les documents du service et de la Direction.

Conditions de recrutement

• Rémunération statutaire avec RIFSEEP (dont le CIA) et prime annuelle ;
• Temps de travail : 38h40 hebdomadaire dont 38 jours de congés annuels, 7 jours de RTT et jusqu’à 2 jours de congés de fractionnement ;
• Remboursement des transports en commun à hauteur de 75% + Forfait mobilités durables ;
• Participation employeur à la mutuelle santé et prévoyance labélisées attractive ;
• Remboursement partiel des frais d’ALSH et des voyages et séjours des enfants ;
• Aide aux parents d’enfant handicapé ;
• Accès à un système de restauration collective à proximité ;
• Possibilité d’activités sportives gratuites et/ou de bien être durant la pause méridienne
• CNAS et association des agents municipaux (ARAM) (activités culturelles, de loisirs, voyages…)

Profil demandé

Agent titulaire de la Fonction Publique Territoriale de catégorie B ou C ou à défaut contractuel

Niveau Bac+2 ou équivalent.

Expérience confirmée en secrétariat de Direction ou secrétariat de Mairie.

Travail en soirée lors des conseils municipaux (6 par an)

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Vous avez l’esprit d’équipe, faîtes preuve de discrétion professionnelle,

avec un sens de l’écoute et de l’observation, dynamique et réactif(ve).

Ce poste est fait pour vous !

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