Assistant de direction (h/f)

En pleine expansion avec plus de 56.000 habitants, Villejuif profite d'une position stratégique, proche de Paris, de l'aéroport d'Orly, du Marché International de Rungis et bientôt de toute l'Île de France avec ses 2 gares du Grand Paris Express. Dotée d'équipements médicaux de renommée mondiale (3 ensembles hospitaliers), la ville est tournée vers l'avenir et porte de nombreux projets dont pôle d'excellence international d'innovation thérapeutique Campus Grand Parc. Dans un cadre de vie agréable avec de nombreux espaces verts, travailler à Villejuif, c'est faire partie d'une communauté de plus de 1.100 agents qui œuvrent chaque jour pour le bien-être des habitants, tout en bénéficiant d'avantages sociaux comme le CNAS, la restauration...

La Direction des systèmes d’information et organisation vise à assurer la continuité et accroitre la performance globale et la qualité de service rendu par le système d’information (SI). Les grands projets consistent en la dématérialisation des processus, l’appropriation des outils, la sécurité du SI, le développement de l’e-administration. La cellule administrative a en charge le suivi administratif et comptable des dossiers et assurer l’accueil et l’assistance de premier niveau informatique et téléphonie auprès des agents de la collectivité. Les missions principales sont d’une part d’apporter une aide permanente au directeur en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers, d’autre part d’assurer la coordination de la cellule administrative composée de deux agents et de participer à l’accomplissement de ses missions.

Assistanat de direction • Organisation de la vie professionnelle du directeur • Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique • Suivi des projets et activités de la direction • Accueil téléphonique et physique au secrétariat • Organisation et planification des réunions Coordination de la cellule administrative et encadrement • Organise l’activité de la cellule dans une logique de permanence de service ; • Définit les tâches de chacun et affecte les projets au sein de la cellule ; • Contrôle et évalue le travail réalisé ; • Accompagne les agents vers la polycompétence et polyvalence ; • Veille au fonctionnement collectif de l’équipe ; Contribution aux missions de la cellule administrative • Effectue la gestion comptable de la direction : préparation et suivi budgétaire, engagement, liquidation de factures ; • Relation et gestion des litiges de facturation avec les différents prestataires ; • Aide à la rédaction et au suivi des marchés publics. • Recherche et diffusion d'informations • Contribution à la gestion du courrier Autres activités de contribution à la direction • Contribue à l’alimentation et la mise à jour de la base de connaissances interne. • Contribuer au support et à l’assistance utilisateurs • Veille • Rend compte auprès du directeur. • Instruction des dossiers et application des procédures administratives • Application des règles d'hygiène, de santé et de sécurité au travail