ASSISTANT DE DIRECTION - REF 100692 - F/H

ASSISTANT DE DIRECTION - REF 100692 - F/H

Missions

Organisation de la vie professionnelle du chef de service et des chefs de secteur

­ Organiser l'agenda et les déplacements

Organisation et planification des réunions en lien avec les affaires immobilières

­ Préparer les fonds de dossiers et les présentations pour les instances (groupes fonciers, conseils municipaux, communautaires et les conférences de la Communauté urbaine)

­ Inscrire les projets de décisions, arrêtés et délibérations sur le logiciel métier pour la ville et ponctuellement pour la Communauté urbaine

­ Transmettre dans les délais les documents avant les réunions

­ Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes-rendus

Accueil téléphonique et physique au secrétariat

­ Renseigner les interlocuteurs et relayer vers l'interlocuteur idoine

­ Recevoir, filtrer et transmettre les messages

­ Gestion de la boîte mail du service

Suivi des projets et activités de la direction

­ Apporter une aide sur des dossiers ponctuels confiés à l'étude du service, sous couvert du chef de service et/ou des chefs de secteurs

­ Rédaction de courriers

Assurer les missions annexes

­ Référente RH du service

­ Suivi des demandes de télétravail

­ Enregistrement des évaluations annuelles dans le logiciel métier

Lieu, jours et horaires de travail

Hôtel de la communauté - 19 rue Georges Braque - Le Havre

Temps complet - 36 heures hebdomadaires du lundi au vendredi + RTT

Parfaite maîtrise des procédures administratives et des techniques de secrétariat (bureautique, accueil, filtrage, prise de notes)

Connaissance du fonctionnement des services de la collectivité

Maîtrise des outils informatiques (Pack office...)

Autonomie

Disponibilité, discrétion professionnelle

Rigueur, organisation

Qualités rédactionnelles et relationnelles

Capacité d'adaptation

Esprit d'équipe