Assistant de mission

Intitulé du poste : Assistant(e) de mission

Fonction : Assistant(e) de mission

Cadre d’emplois : Rédacteurs, Adjoints administratifs territoriaux

Grade : Rédacteur, Rédacteur principal 2ème ou 1ère CL, Adjoint administratif, Adjoint administratif principal 2ème ou 1ère CL - de catégorie : B, C

Filière : Administrative

Positionnement du poste dans l’organisation : Rattaché au directeur de la qualité de gestion

Relayer les fonctions support (ressources humaines, finances, commande publique, moyens généraux, qualité de vie au travail, etc.), et avec la DGS, les DGA, les partenaires

• Assurer le secrétariat de la direction : assiste le directeur, aide à l’installation et à l’équipement des collaborateurs, etc.
• Mettre à jour le tableau de suivi de la formation des agents de la direction
• Organiser les entretiens professionnels annuels des agents de la DQG (convocations et plannings des entretiens)
• Utiliser des outils de gestion : modules applicatifs e-conge, i-parapheur, messagerie, webdelib, pack office bureautique, etc.
• Veiller aux correspondances, aux échanges, au traitement des dossiers avec le secrétariat de la DGS, l’ensemble des DGA, les services de support, la Présidence

Gérer l'information, les documents et les données

• Saisir, préparer, enregistrer et archiver des documents/dossiers/états récapitulatifs
• Réceptionner, filtrer et exécuter les courriers électroniques
• Rechercher des données d’activité des services (délibérations, conventions, documents stratégiques _règlements, schémas_, etc.)
• Fiabiliser, vérifier la validité des informations traitées
• Identifier les sources de documentation
• Prendre des notes, mettre en forme et présenter des informations, transmettre tout type de courrier

Planifier et suivre les réunions

• Gérer l’agenda électronique de la direction, prendre et organiser les rendez-vous

-Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter et accueillir les participants, gérer la liste de présence, etc.

• Organiser les réunions de service de la DQG et établir les relevés de conclusion / les comptes rendus afférents

Participer aux projets transversaux de la direction

• Renseigner les tableaux de suivi des actions et des activités de la direction
• Contribuer à la réalisation de projets transversaux de la direction : information/collecte de données et relance des services dans le cadre de l’élaboration du rapport d’activité et financier de la collectivité, actualisation de tableaux de suivi / d’états récapitulatifs, de documents administratifs et contractuels, de la liste des référents de la plate-forme web de gestion des subventions, etc.)
• Participer à la mise à jour du projet de service de la direction
• Suivre, en lien avec le service de l’assemblée, l’émargement et l’enregistrement de la présence des directeurs aux séances de l’assemblée délibérante de l’Assemblée de Mayotte
• Participer à toute action de la direction concourant à l’amélioration continue du fonctionnement de la collectivité