ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) DES SERVICES ESPACES PUBLICS (Voirie, Propreté Urbaine, Espaces Verts) ET DEVELOPPEMENT DURABLE

Assistant(e) administratif(ve) placé sous la responsabilité de la Responsable du service Administration et finances des Services Techniques

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des publics, partenaires et entreprises, et servir d'interface entre la direction des services techniques et les autres services et directions de la ville (Education, Culture, Sport, Petite enfance, Etc…). • Gérer et classer les demandes des usagers (signalement, demandes d'entretien), traiter les courriers entrants/sortants et gérer les communications électroniques. • Assurer le suivi administratif des dossiers du service : arrêtés, décisions, conventions, autorisations, et participer à la préparation et mise en forme des documents administratifs (rapports, procès-verbaux). • Gérer l'archivage des documents (papier et informatique), tenir à jour les bases de données métiers et les calendriers du service. • Participer à la préparation et au suivi du budget d'exploitation du service : suivi des dépenses courantes, saisie des bons de commande et factures, suivi des devis et travaux. • Assister à la procédure de commande publique : préparation des dossiers de consultation (DCE), aide à la rédaction des cahiers des charges. • Assurer le suivi administratif des marchés, des avenants et actes de sous-traitance, rédaction des courriers administratifs. • Assurer le secrétariat du service : rédaction de courriers, mémos et rapports, préparation des dossiers de travail pour réunions avec élus et partenaires. • Gérer l'agenda du responsable de service, coordonner les réunions (réservation de salles, fournitures) et traiter les demandes de congés et absences du personnel. Accueil régulier du public et des entreprises (relations externes fréquentes). Gestion de dossiers soumis à des délais réglementaires stricts (appels d'offres, marchés publics….). Respect strict de la confidentialité et de la discrétion vis-à-vis des données administratives et sensibles. Horaires de travail : 8h00-12h00 et 13h30-17h00 Possibilité de déplacements occasionnels au sein de la collectivité pour réunions et missions.

Connaissances théoriques et pratiques • Maîtrise du Code de la commande publique : principes fondamentaux (transparence, égalité de traitement, non-discrimination), étapes clés des procédures, différentes procédures (adaptée, formalisée, négociée). • Connaissances en fonctionnement administratif des collectivités territoriales : organisation, missions des services, statuts et obligations du personnel de fonction publique. • Notions de comptabilité publique : budgets, exercices budgétaires, suivi comptable (bons de commande, factures, paiements). • Connaissances élémentaires des domaines du service : voirie, propreté urbaine, espaces verts, collecte des déchets et développement durable. • Respect de la réglementation : RGPD (confidentialité des données), règles d'archivage public, obligations administratives. • Maîtrise de la bureautique : Word, Excel, PowerPoint. • Aisance avec les systèmes de gestion : logiciels métiers, bases de données, outils de communication numérique et plateformes en ligne. Savoir-faire • Rédaction et mise en forme de documents administratifs et juridiques. • Analyse de documents techniques et administratifs. • Organisation et gestion des priorités ; gestion simultanée de plusieurs projets. • Traçabilité des dossiers et gestion documentaire efficace. • Recherche documentaire et classement d'informations. • Suivi et relance des dossiers en cours ; communication de données complexes. • Autonomie dans l'exécution des tâches routinières. • Travail en équipe et en réseau ; collaboration avec les collègues et services partenaires. Savoir-être • Rigueur et précision : exactitude dans le traitement des documents, respect des délais réglementaires. • Discrétion et confidentialité : respect des secrets administratifs et données sensibles. • Autonomie et responsabilité : capacité à travailler en toute autonomie sur des dossiers définis. • Réactivité et adaptabilité : aptitude à s'adapter aux changements réglementaires et aux urgences. • Sens de l'organisation : organisation des tâches, gestion du temps et des priorités. • Sens relationnel : bonne communication orale et écrite, capacité d'accueil et de conseil. • Dynamisme et engagement : investissement dans les missions du service public. • Impartialité : traitement équitable de tous les usagers et partenaires.