Assistant.e de direction générale - Secrétariat général

: * Expérience en collectivité territoriale attendue * Expérience en Secrétariat de Mairie souhaitée * Bonne connaissance du fonctionnement administratif Savoirs-faire : * Excellentes capacités rédactionnelles * Organisation et rigueur * Gestion des priorités et des urgences * Capacité à travailler avec des interlocuteurs multiples * Sens de l'organisation et gestion des priorités * Aisance relationnelle (élus, services, usagers) Savoir-être : * Discrétion et confidentialité * Sens du service public * Réactivité et autonomie * Capacité à rendre compte à sa hiérarchie * Capacité à prioriser en lien avec son encadrement * Aisance relationnelle avec élus, services et usagers * Polyvalence et adaptabilité * Disponibilité Missions / conditions d'exercice Missions principales : Coordination des instances Organisation des instances communautaires * Préparation des ordres du jour et des dossiers * Suivi des échéances et relance des services * Participation aux séances (prise de notes, comptes rendus, procès-verbaux) Gestion des actes administratifs * Rédaction et mise en forme des délibérations et décisions * Vérification de la complétude des dossiers * Suivi des circuits de validation Appui à la Direction Générale / Cabinet du Président * Gestion et organisation des agendas * Préparation des réunions et dossiers * Suivi des projets et des activités de la direction * Mise à jour des tableaux de bord Coordination et circulation de l'information * Interface entre élus, direction et services * Diffusion, fiabilisation et hiérarchisation de l'information * Gestion du courrier (Dotelec) Organisation du travail et priorisation * Identification du degré d'urgence des demandes * Gestion de sollicitations multiples * Signalement à la hiérarchie des demandes et arbitrage des priorités en cas de sollicitations concurrentes Continuité du service d'accueil * Assurer l'accueil physique et téléphonique du public en cas d'absence de l'agent dédié * Réception, filtrage et transmission des appels et messages * Gestion de la boîte mail accueil * Orientation des usagers et des interlocuteurs externes Cette mission s'inscrit dans une logique de continuité de service et nécessite une capacité d'adaptation à des activités variées. Profils recherchés Profil recherché : * Expérience en collectivité territoriale attendue * Expérience en Secrétariat de Mairie souhaitée * Bonne connaissance du fonctionnement administratif Savoirs-faire : * Excellentes capacités rédactionnelles * Organisation et rigueur * Gestion des priorités et des urgences * Capacité à travailler avec des interlocuteurs multiples * Sens de l'organisation et gestion des priorités * Aisance relationnelle (élus, services, usagers) Savoir-être : * Discrétion et confidentialité * Sens du service public * Réactivité et autonomie * Capacité à rendre compte à sa hiérarchie * Capacité à prioriser en lien avec son encadrement * Aisance relationnelle avec élus, services et usagers * Polyvalence et adaptabilité * Disponibilité