ASSISTANT(E) DU DIRECTEUR GENERAL DES SERVICES

Directement rattaché au DGS et au sein du secrétariat de direction, vous assurez des missions diversifiées de gestion de l’assemblée délibérante, d’organisation des élections et de secrétariat.

• Conseil municipal

Sous la responsabilité de la juriste, vous préparez l’ensemble des documents nécessaires aux séances du conseil municipal (ordre du jour, convocation, projets de délibération, diaporama…).

Vous gérez l’organisation des réunions préparatoires avec les élus et les services.

Vous assurez l’organisation matérielle du conseil municipal (installation de la salle, de la sono, de la vidéoprojection…).

A l’issue du conseil municipal, vous êtes en charge de la rédaction du Procès-Verbal de séance, du registre des délibérations et de la transmission de ces dernières au contrôle de légalité, de la mise en ligne du Procès-Verbal sur le site internet de la ville.

• Elections

En lien avec le service Accueil et population, vous assurez l’organisation des scrutins électoraux, la composition des bureaux de vote et leur installation matérielle en lien avec les services municipaux, le recrutement des personnels nécessaires.

Vous participez au dépouillement et à la rédaction du procès-verbal centralisateur.

Vous assurez une veille juridique en matière électorale.

• Secrétariat

Vous assurez l’intérim des assistantes du Maire et du DGS en leurs absences sur des tâches diversifiées de secrétariat de direction (agenda, organisation de réunions, enregistrement du courrier, frappe de documents…)

En fonction de vos disponibilités, vous apportez votre soutien à l’attaché de communication (diffusion de documents, suivi budgétaire et comptable du service…).

Une expérience en secrétariat de direction et dans les domaines des élections et/ou de la gestion administrative sont nécessaires.

Une bonne culture juridique est souhaitée.

Vous maitrisez les outils bureautiques (Word – Excel – Power Point).

Vous êtes sérieux, rigoureux, autonome et organisé

Vous avez le sens du service public et faites preuve de discrétion et de réserve.

Vous avez des qualités relationnelles et des facilités pour le travail en équipe

Vous justifiez de qualités rédactionnelles et maitrisez les règles d’orthographe

Vous êtes réactif, savez prendre des initiatives et vous avez la capacité à répondre à des situations d’urgence.