Assistant(e) polyvalent(e) – pôle direction / GASD

Un poste d’assistant(e) polyvalent(e) au secrétariat du pôle direction / groupement d’appui stratégique à la direction (GASD) est vacant au sein du Service d’incendie et de secours de la Charente. Le Service départemental d’incendie et de secours de la Charente (SDIS16), peut compter sur ses 323 personnels permanents (256 sapeurs-pompiers professionnels et 75 personnels administratifs, techniques et spécialisés) et plus de 1000 sapeurs-pompiers volontaires pour assurer près de 16 000 opérations chaque année. Le poste est à pourvoir dès que possible. Grade : Catégorie C Régime de service : Temps plein Supérieur hiérarchique : assistante de direction

Missions : • Assurer les missions polyvalentes en lien avec l’accueil général du SDIS (accueillir, orienter, filtrer le public et les appels, gestion du courrier, annuaires, fournitures de bureau) et le secrétariat associé, • Aider le secrétariat de direction, et les services rattachés à la direction et au GASD, notamment dans la gestion administrative courante, le suivi des dossiers et la préparation des documents, • Participer au secrétariat des instances, à l’organisation et le suivi des instances (conseil d’administration, bureau du conseil d’administration, formation spécialisée en santé, sécurité et conditions de travail) incluant l’envoi des rapports, préparation des délibérations, affichage, • Assister aux missions d’organisation des cérémonies et événements institutionnels du SDIS, • Aider le secrétariat des comités départementaux et participer à la gestion administrative associée, • Participer à l’archivage du SDIS, incluant le classement, la structuration et le suivi du cycle de vie des documents, • Contribuer à des missions transversales et au contrôle interne en fonction des besoins du service, • Gérer le budget : réaliser les bons de commande et les rapprocher, établir les orientations budgétaires.

Profil : • Connaissance du fonctionnement administratif d’un établissement public, • Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de gestion courante, • Aisance rédactionnelle et capacité à produire des documents fiables et structurés, • Rigueur, sens de l’organisation et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément, • Aptitude à l’accueil physique et téléphonique, • Discrétion professionnelle, • Capacité à travailler en équipe et en transversalité avec différents services, • Réactivité, disponibilité et adaptabilité face aux imprévus et aux besoins du service.