Assistant instruction (h/f)

Sous l'autorité du responsable du Service de l’Instruction, l’assistant(e) contribue dans le cadre de ses attributions spécifiques, à la bonne organisation et à l’optimisation des missions du service de l’instruction.

Missions :

Suivi administratif des contrats en cours d’exécution

• Recueillir les certificats et attestations auprès des titulaires de marchés.
• Solliciter la validation des services.
• Procéder à la notification des reconductions.
• Elaborer un état semestriel des dates d’échéance des contrats et informer les services concernés.

Suivi et/ou passation des marchés sans publicité ni mise en concurrence préalables

• Contrôle de la régularité juridique du recours aux contrats de gré à gré.
• Recueil des certificats et attestations auprès des opérateurs concernés.
• Le cas échéant, formalisation le cas échéant de la procédure de passation de ces marchés jusqu’à la notification.

Passation des marchés subséquents aux accords-cadres en lien avec l’Instructeur

• Suivi administratifs des accords-cadres à marchés subséquents.
• Mise en œuvre de la procédure de passation des marchés subséquents jusqu’à la notification, en veillant à leur régularité juridique, plus particulièrement :
• en rédigeant les pièces administratives du dossier de consultation des entreprises, notamment la lettre de consultation,
• en aidant à l’analyse des offres ou en contrôlant les rapports d’analyse des offres,
• en présentant les dossiers aux commissions dédiées.

Diverses tâches de secrétariat de la direction :

• Gérer les appels téléphoniques et les acheminements des courriers et parapheurs.
• Procéder à l’organisation matérielle des commissions (convocation et impression des dossiers).
• Procéder au classement et à l’archivage des dossiers.

Conditions particulières du poste (horaires / contraintes…) / Habilitations ou prérequis éventuels nécessaires sur ce poste /

Informations diverses liées au poste.

• Recrutement statutaire ou à défaut contractuel (cadre C – filière Administrative).
• Rémunération statutaire avec régime indemnitaire.
• Prime annuelle.
• Comité des Œuvres Sociales : billetterie, chèques vacances, Carte Pass CE.
• Politique RH active : formation, mobilité, évolution de carrière.
• Temps de travail : 7h40/jour soit 1607 heures/an (34 jours de congés + 9.5 jours de RTT).
• La maîtrise des logiciels métiers Marco et Safetender serait un plus.

Savoir :

• Connaissance des règles générales de passation des marchés publics et des pièces contractuelles des marchés publics.
• Capacités rédactionnelles développées.

Savoir-faire :

• Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Power Point).

Savoir-être :

• Rigueur.
• Relationnel.
• Disponibilité.
• Adaptation et réactivité.
• Autonomie de gestion et discrétion.