Assistant ou assistante de gestion administrative

Située à 90 km de Paris, la ville de Luisant est célèbre pour sa grande avenue de 2,5 km, assurant le passage en douceur du monde rural au monde urbain.

Luisant est une Ville verte et fleurie, une ville sportive et riche de ses associations, une ville culturelle, mais aussi une ville dynamique par ses commerces et ses activités économiques : Luisant apporte les activités indispensables à toutes les familles.

La ville de Luisant recherche un ou une assistant(e) de gestion administrative à temps complet (39h avec RTT) pour son pôle Culture, Sport et Vie associative.

Interlocuteurs internes : tous les agents du Pôle, la DGS, tous les services de la collectivité (notamment les services techniques, communication, finances), le Maire, les élus référents du pôle.

Interlocuteurs externes : usagers, prestataires, partenaires, collectivités, élèves et parents d’élèves de l’école des arts, représentants des associations, professeurs et référents collège et lycée…

Suivi administratif, organisationnel, logistique, relationnel (permanence téléphonique et email) dans :

• la gestion des associations luisantaises dont l’attribution des subventions ;
• la gestion de l’école des arts dont la facturation et les achats
• la gestion des occupations des sites municipaux dont la contractualisation ou le conventionnement ;
• le fonctionnement général du Pôle dont des fonctions de régisseur suppléant (billetterie lors des Manifestations de la Ville)
• Travail du lundi au vendredi, disponibilité attendue en soirée et/ou week-end selon les événements culturels de la Ville

Bonne maîtrise des techniques de secrétariat et de rédaction administrative

Maîtrise des logiciels Word, Excel, Ciril, Outlook, Google agenda et outils drive (formulaire, dossiers…), logiciel de gestion des contrôles d’accès aux sites (badges), organisation informatique sur serveur (classement, archivage…).

Sens de l’organisation

Capacité à organiser son travail en autonomie,

Capacités d’analyse des demandes, d’apprentissage à d’éventuels nouveaux outils (logiciels, procédures…)

Etre force de propositions sur l’amélioration de la gestion et des outils du pôle (tendre vers la dématérialisation).

Capacités relationnelles avérées, sérieux, pondération, équité et devoir de réserve, écoute, anticipation, réactivité.