Assistante de direction des Services Techniques (suite à un départ en retraite)

Au sein de la Direction Générale Adjointe Aménagement Durable et Infrastructures (ADI), la ville de Charnay-lès-Mâcon recrute un(e) assistant(e) de direction des services techniques en remplacement d’un départ en retraite.

Sous l’autorité du directeur général adjoint, les services techniques sont destinés à améliorer le cadre de vie des habitants de la commune. Ils sont composés de 7 services et gèrent le patrimoine bâti et non bâti de la commune (voirie, bâtiments, espaces verts, manifestations, parc auto, urbanisme et foncier).

L’assistant(e) de direction des services techniques représente l'image de la commune de Charnay-lès-Mâcon auprès des administrés et des tiers avec lesquels il (elle) est en contact direct au quotidien impliquant savoir-être exemplaire et diplomatie. L’assistant(e) est capable d'orienter les personnes vers le bon interlocuteur au sein des services techniques et de mener à bien de manière autonome les missions qui lui sont confiées.

Accueil et information du public :

• Assurer l’accueil physique et téléphonique du public, des prestataires et des livraisons,
• Assurer le renseignement et le suivi général des demandes adressées à la Direction des Services Techniques et à la commune,
• Développer et optimiser les outils de travail, les méthodes, les procédures et l’organisation du secrétariat.

Gestion administrative générale :

• Assurer le secrétariat administratif dans tous les domaines d’action de la Direction des Services Techniques (urbanisme, police, environnement, domaine public, éclairage public, services techniques…),
• Enregistrer, traiter, rédiger et suivre le courrier (chrono, mise sous pli, classement),
• Assurer le classement, l’archivage régulier des documents administratifs et dossiers gérés par la Direction des Services Techniques,
• Élaboration et suivi des arrêtés municipaux (circulation, stationnement, salubrité publique, etc.) en collaboration avec les services juridiques, la police municipale et l’élus référent,
• Organiser, participer et rédiger les compte-rendu et notes des réunions internes, externes et réunions publiques,
• Convocations, classement, archivage,
• Gestion de la flotte de téléphone portable et fixe,
• Interface entre les services administratifs de la mairie et le personnel technique,
• Gestion administrative de mise à disposition du matériel municipal aux associations,
• Suivi du planning des absences du personnel des services techniques,
• Suivi des demandes d’interventions pour les services,
• Suivi des tableaux de bord des activités des services techniques,
• Mise à jour des arrêtés et des travaux sur le site Internet de la ville,
• Gestion des clés des bâtiments communaux et des cartes d’essence,
• Quelques réunion publiques en soirée sont possible durant l’année

Gestion financière :

• Préparation, saisie et contrôle des bons de commandes, suivi des commandes, vérification et suivi des factures administratives.

Les « savoirs » :

-Fonctionnement des services territoriaux,

-Règles de l’expression orale et écrite / techniques de secrétariat / règles d’orthographe et de

grammaire et principes rédactionnels du compte rendu et des outils de planification et de suivi,

-Standard téléphonique,

-Utilisation des logiciels de bureau (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) l’utilisation d’un logiciel de compta serait un plus,

-La connaissance des démarches en matière d’autorisation de voirie, d’ERP serait un plus.

Les « savoir-faire » :

• Accueillir le public avec amabilité et courtoisie,
• S’exprimer clairement, être à l’écoute et reformuler les demandes,
• Capacité d’initiative et de réaction dans la gestion des accueils,
• Recevoir, filtrer et orienter les appels / gérer les demandes et identifier le degré d’urgence,
• Fonctionnement du standard téléphonique, des annuaires, d’Internet,
• Adaptabilité aux différents types de situations,

Les « savoir-être » :

• Discrétion, ponctualité, autonomie, disponibilité et bonne présentation,
• Grande disponibilité vis-à-vis des usagers,
• Respect de la règlementation et de la confidentialité,
• Sens de l’organisation et réactivité en fonction des pics d’affluence,
• Rigueur et bonne organisation,
• Savoir communiquer en interne et avec les autres services, élus et public.