Assistante du Maire

Dans le cadre de son engagement au service des citoyens et de la gestion quotidienne de la commune, la Mairie de Clermont-Ferrand recrute un(e) Assistant(e) du Maire. Ce poste clé, au cœur de l’action municipale, a pour mission d’assurer le soutien administratif, organisationnel et relationnel du Maire.

L’Assistant(e) du Maire joue un rôle central dans la fluidité des échanges entre les élus, les services municipaux et les habitants. Il/Elle contribue à l’efficacité de l’action publique locale et à la qualité du service rendu aux citoyens.

1. Gestion administrative et logistique

• Assurer la tenue et l’organisation de l’agenda du Maire : planification des rendez-vous, réunions, déplacements et événements officiels,
• Préparer les dossiers, prendre des notes et réaliser des comptes-rendus liés aux réunions et aux rendez-vous du Maire,
• Rédiger et mettre en forme tous types de courriers et de documents,
• Gérer le courrier entrant et sortant : tri, classement, archivage, rédaction de réponses standardisées ou personnalisées,
• Effectuer le suivi administratif des dossiers et veiller au respect des échéances.

2. Accueil et gestion des relations extérieures

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs, élus, partenaires et citoyens,
• Orienter les demandes vers les services compétents ou les traiter directement lorsque cela relève de ses attributions,
• Gérer les demandes d’information ou de rendez-vous adressées au Maire, en priorisant selon l’urgence et l’importance,
• Participer à l’organisation logistique des événements publics et des cérémonies officielles (réservations, invitations, supports, etc.).

3. Gestion documentaire

• Classer, archiver et mettre à jour les documents administratifs et les dossiers du Maire,
• Gérer les bases de données et les outils de suivi (tableaux, fichiers, logiciels métiers).

Pour réussir sur ce poste, ces qualités seront de véritables atouts :

Savoir-faire

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, logiciels de gestion d’agenda, logiciels métiers),
• Connaissance des collectivités territoriales,
• Expérience en gestion de dossiers, rédaction administrative et classement archivistique,
• Connaissance des règles de déontologie et de confidentialité dans le secteur public.

Savoir-être

• Rigueur, méthode et sens de l’organisation,
• Discrétion et respect de la confidentialité,
• Capacité à travailler sous pression et à gérer les priorités,
• Sens du relationnel et aisance à l’oral comme à l’écrit,
• Autonomie, réactivité et polyvalence.