Assistante du Maire

Assurer l'assistanat au sein du cabinet de Monsieur le Maire ACTIVITES : Secrétariat du Maire, de son Cabinet Filtrer les demandes (appels, courriers, mails...) faites à l'attention de Monsieur le Maire de son Cabinet, les orienter éventuellement vers les services. Actualiser le fichier personnalités et contrats de Monsieur le Maire et de son Cabinet Assurer l'accueil physique des rendez-vous du Maire et de son Cabinet ou des personnes désirant un rendez-vous ou un renseignement. Saisir, rédiger et mettre en forme la correspondance du Maire et de son Cabinet. Relire tous les documents mis à la signature du Maire et des Elus. Mettre en forme et éditer des courriers, documents et supports de communication. Prendre les rendez-vous du Maire et de son Cabinet et gérer leur planning Traiter les mails. Organiser les réunions à la demande du Maire et de son Cabinet. Rédiger les comptes rendus des réunions ou les relevés de décision. Organiser et gérer le classement des dossiers. Préparer et suivre les dossiers du Maire et de son Cabinet. Prendre les messages et les demandes de rendez-vous. Réceptionner les demandes, et les transmettre aux personnes ou services concernés. A partir d'informations écrites ou orales, rédiger quelques courriers. Assurer la circulation des parapheurs, courriers, notes....

: Maîtrise de l'orthographe Maîtrise des techniques de secrétariat et d'accueil -Aptitudes rédactionnelles et de synthèse Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel...) -Connaissances du statut de la Fonction Publique Territoriale Maîtrise des techniques de communication et de l'information Connaissances des instances et processus de décision de la collectivité Connaissances des règles juridiques d'élaboration des actes administratifs - Rigueur et organisation, notamment dans le respect des délais impartis -Capacité à gérer les situations conflictuelles Savoir-être Sens du service public Qualités relationnelles Rigueur professionnelle Sens pratique Discrétion Disponibilité Capacité d'écoute Réactivité, notamment dans le cadre de situations d'urgence Polyvalence du fait de l'exercice de missions très variées