Chargé de gestion administrative Secrétariat Général Technique (h/f)

Située à 12 km de Paris, dans le département du Val de Marne, la Ville de Fresnes (29 000 habitants) a à cœur de maintenir et développer un service public de qualité en direction de la population. Ayant pour ambition de mener ses projets de transformation en y associant ses citoyens, Fresnes est à un tournant de sa transition écologique. Pour réaliser ces projets, les élus et l’équipe de direction générale s’inscrivent dans une modernisation de fonctionnement tournée vers l’amélioration continue.

Rattaché(e) à la responsable de service, vous gérez et exécutez l’ensemble des tâches administratives en lien avec les différents services du département notamment sur les aspects RH, finances, marchés publics et juridiques.

Exécution des actes administratifs et juridiques des services du département en binôme

• Suivi des arrêtés de circulation (temporaires, définitifs…)
• Suivi des permissions de voirie, demande de grue, frais de voirie…
• Gestion de dossiers ponctuels et divers administratifs (éclairage, tableaux de suivi…) liés à l’activité du Pôle cadre de vie et / ou Secrétariat Général Technique
• Suivi et envoi des courriers, notes et tout autre document administratif du secteur
• Bonne rédaction écrite pour l ensemble des courriers autorisation formelle du Maire contrôle de légalité (arrêté d’ouverture et fermeture de commerce)
• Assistance administrative, gestion et suivi de dossier auprès de la responsable du Secrétariat Général Technique, du responsable.
• Polyvalence (ponctuelle) avec les agents du service Secrétariat Général Technique chargé de la gestion budgétaire et suivi comptable
• Participation à la gestion du courrier entrant et sortant du département via Maarch
• Gestion des appels et orientation vers les bons interlocuteurs (notamment les externes comme le GOSB)
• Mise en œuvre des plannings et des reportings
• Portail Citoyen

Accueil unique du département

• Accueil physique et téléphonique
• Orientation recensement et saisie des demandes internes et externes via Atal : bon d’interventions, travaux et de prestations…
• Suivi de la communication et des plannings avec les demandeurs

• Base de la commande publique : devis, établissement de bon de commande, rapprochement, facturation…
• Très bonnes connaissances en techniques de secrétariat
• Capacités rédactionnelles
• Autonomie
• Maîtrise des outils informatiques (Word (publipostage), Excel, Outlook, Ciril finances, Xbus, Maarch…) et Internet

Parce que nous rejoindre/rejoindre la Ville de FRESNES c’est faire le choix de :

L'humain au cœur de nos préoccupations :

• Un climat social positif/de bonne facture et des conditions de travail favorables reconnu en 2024 à l’issue du Baromètre QVCT mené par le cabinet externe ACCA
• Des événements de cohésion et d'information réguliers (Brunch RH, séminaires annuels, journée dédiée au personnel, etc.)
• Reconnaissance de votre investissement et de votre loyauté à travers des récompenses telles que la Médaille d'Or et la Médaille d'Argent pour les années de service

Avantages financiers :

• Prime de fin d’année 1200€, versée à 50% en juin et 50% en novembre, après 6 mois d’ancienneté.
• Reconnaissance de la performance et de l’investissement professionnel par le versement du CIA (Complément Indemnitaire Annuel) variable en fonction de l’entretien professionnel
• Restauration collective sur place avec tarification adaptées aux revenus
• Participation employeur à la mutuelle et à la prévoyance
• Remboursement à hauteur de 75% du pass Navigo
• Forfait Mobilité Durable (FMD) de 100 à 300 euros annuels

Le Développement professionnel et personnel :

• De nombreuses opportunités d’évolution et de parcours professionnels au sein de la collectivité, avec des dispositifs de formation interne reconnus (Pépinière), un accompagnement aux projets de mobilité et une offre interne de prépa concours toutes filières et catégories confondues
• Des possibilités élargies de formation, y compris diplômantes/certifiantes

L’Equilibre vie professionnelle-vie privée :

• Durée hebdomadaire de travail (37h30) générant 15 jours de RTT
• Télétravail
• Action sociale par le CNAS propose des actions et services visant le bien-être des agents, incluant des chèques cadeaux, des séjours de vacances, des aides sociales au logement, des forfaits sportifs, participation aux Ticket CESU (ménage, garde d'enfant, jardinier...) et bien plus encore

L’Accessibilité :

• Situé à seulement 15 km de Paris sur la petite couronne, notre emplacement est desservi par plusieurs lignes de transport en commun (6 lignes de bus dont le TVM, au croisement entre la A6 et A86), facilitant ainsi vos déplacements.