CHARGE DE SECTEUR ÉTAT CIVIL - SERVICE DES AFFAIRES GÉNÉRALES

PRÉSENTATION DE LA COLLECTIVITÉ

La ville de Saint-Genis-Laval est une commune de 22 000 habitants, située au cœur de la Métropole de Lyon. Attractive et en croissance dynamique, elle compte 250 agents permanents qui ont pour mission de mettre en œuvre des services publics de proximité et de contribuer à façonner un territoire vivant, durable et vertueux.

Pour l’exercice de ses missions, la commune s’appuie sur un état d’esprit partagé :

• Climat de confiance : loyauté et reconnaissance
• Esprit d’équipe : intelligence collective et solidarité
• Capacité d’adaptation : innovation et amélioration continue

La ville est organisée en 5 directions qui travaillent en réseau et déploient un projet d’administration en mode projet, autour des enjeux de la transition écologique, de la modernisation, de la participation des habitants, de la mutualisation des moyens et de l’optimisation du fonctionnement.

L’action de la ville est reconnue par plusieurs distinctions et démarches :

• Territoire engagé pour la transition écologique – Cap27 ! : 2 étoiles (2024)
• Ville fleurie : 3 fleurs (2023)
• Ville active et sportive : 3 lauriers (2024)

Dans ce cadre, la ville veille au développement des compétences des agents, à leur responsabilisation et à leur bien-être au travail. Les mobilités douces et alternatives sont soutenues par le forfait mobilité durable et le remboursement des abonnements de transport en commun à hauteur de 75 %. Enfin, lorsque les missions le permettent, le télétravail est encouragé dans le cadre fixé par la collectivité.

CADRE D’EMPLOI ET PROFIL

Direction : Service à la populations

Services : Affaire générales

Type de poste : adjoint administratif

Cadre d’emploi : C

Catégorie d’emploi : Fonctionnaire ou Contractuel

Temps de travail : 35h / semaine

Horaires du services :

• lundi de 8h50 à 12h30 puis de 13h30 à 17h30
• mardi/jeudi de 8h25 à 12h30 puis de 13h30 à 18h
• mercredi de 8h25 à 12h30 / mercredi après-midi non travaillé
• vendredi de 8h25 à 12h30 puis de 13h30 à 17h30
• samedis matins travaillés en alternance/ en moyenne 2 samedis par mois /horaire de 9h à 12h

Lieux de travail : 106 avenue Georges Clemenceau 69230 Saint-Genis-Laval

Rémunération : Selon le grille indiciaire + IFSE

Expérience : Débutant / Intermédiaire

Possibilité de télétravail : Non

Management : Non

MISSIONS DU POSTE

Sous la responsabilité de la responsable du service, vous assurez l’accueil des usagers et la gestion des démarches administratives relevant des Affaires Générales, dans un objectif de qualité de service et de continuité du service public.

Les missions principales :

• Accueillir, informer et orienter le public

Vous assurez l’accueil physique, téléphonique et par courriel des usagers pour l’ensemble des démarches administratives.

Vous renseignez, orientez et accompagnez les administrés dans leurs démarches en veillant à la qualité du service rendu.

Vous contribuez à la gestion des flux d’usagers et à la bonne organisation de l’accueil.

• Gérer les titres et documents administratifs

Vous instruisez les demandes de titres et documents administratifs (CNI, passeports, attestations, recensement, inscriptions électorales).

Vous assurez la gestion du courrier et des courriels du service, ainsi que leur suivi administratif.

Vous veillez à la conformité des dossiers et au respect des procédures réglementaires.

• Assurer la gestion des actes d’état civil

Vous recevez les déclarations et établissez les actes d’état civil en garantissant leur conformité.

Vous assurez la tenue des registres et la délivrance des actes et livrets de famille.

Vous préparez et suivez les dossiers de mariage, PACS, parrainage civil et les demandes de changement d’état civil.

• Participer aux missions électorales et au fonctionnement de la mairie

Vous contribuez à la mise à jour de la liste électorale et à la préparation des scrutins.

Vous participez à l’organisation matérielle des élections et assurez une présence lors des opérations électorales.

Vous intervenez ponctuellement en appui à l’accueil général de la mairie afin de garantir la continuité du service public.

COMPÉTENCES

Qualités professionnelles :

• Expérience confirmée en matière d'état civil et/ou affaires générales
• Maîtrise de l’outil informatique et des logiciels métiers (cityweb, civil net élections ou autres)
• Aptitude au travail en équipe et à la polyvalence
• Techniques rédactionnelles administratives
• Connaissances réglementaires souhaitées (état civil, élections, funéraire, etc.)

Qualités personnelles :

• Sens de l’organisation et de l’initiative
• Sens du service public
• Maîtrise des techniques d’accueil, diplomatie et écoute
• Rigueur, discrétion et autonomie
• Aisance avec l'environnement numérique