Chargé des instances (h/f)

La Direction de l’administration juridique et des instances et de la commande publique assure la sécurisation, la centralisation et la gestion des actes, la gestion des instances (Conseils, commissions, bureaux municipaux) et des assurances. Elle est également en charge de la gestion des contentieux, des plaintes et du conseil juridique et assure le rôle de Délégué à la protection des données (DPD) et la responsabilité de l’accès aux documents administratifs (PRADA). La direction a par ailleurs en charge la gestion de la passation et du suivi des marchés publics et la politique d’achat de la ville.

Sous la responsabilité du directeur des affaires juridiques, des instances et de la commande publique, vous assurerez le secrétariat des instances (préparation, organisation et suivi des bureaux, commissions et conseils municipaux) à l’aide des outils dédiés (calendriers, tableaux de suivi). Dans ce cadre, vous êtes amenés à assurer la liaison avec l’ensemble des directions ainsi qu’avec le cabinet et organiser la circulation de l’information en fonction notamment du niveau de confidentialité exigé.

Secrétariat des instances :

• Préparation des différentes instances de la ville (bureaux et conseils municipaux notamment) via le récolement des éléments nécessaires auprès des directions ;
• Relectures/corrections des projets de rapports et délibérations ;
• Préparation et tenue des outils de suivi (calendriers, tableaux de suivi) ;
• Transmission régulière des informations nécessaires et rappels aux directions et vérifications (validations éventuellement nécessaires) ;
• Préparation et transmission de dossiers sous format papier ;
• Préparation et transmission des convocations des membres des instances et suivi du bon fonctionnement des outils dédiés ;
• Etablissement des relevés de décisions, compte rendus et procès-verbaux ;
• Finalisation des actes, publicité réglementaire et diffusion auprès des directions concernées ;
• Etablissement des registres (délibérations, décisions) ;
• En cas besoin, participation aux instances (conseils municipaux d’installation et/ou d’élection).

Fonctionnement du service :

• Suivi du budget du service (établissement des bons de commande, suivi de la facturation) ;
• Préparation et suivi de l’exécution des dispositifs contractuels éventuellement nécessaires au bon fonctionnement du service (prestataires de retranscription) ;
• Création et suivi de tableaux de bord de l’activité du service ;
• Suivi de l’état des fournitures administratives.

Autres :

• Soutien au gestionnaire des assurances et de la sécurisation des actes pour l’enregistrement et/ou la transmission des actes (décisions et arrêtés notamment) et pour l’enregistrement et le traitement des déclarations de sinistres, notamment en cas d’absence ou de surcharge d’activité.

Savoirs / connaissances théoriques :

• Maitrise des techniques de rédaction administrative ;
• Maitrise du contrôle du caractère exécutoire et opposable des actes des collectivités locales (délibérations, décisions, arrêtés) ;
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, logiciels de messagerie électronique) mais également des outils dédiés aux instances, y compris dématérialisés.

Savoir-faire / savoirs techniques :

• Connaissance de la réglementation juridique relative à la bonne tenue des instances municipales et du cadre d'élaboration des actes des collectivités ;
• Maitrise du fonctionnement et des enjeux du contrôle de légalité.

Savoir être :

• Polyvalence
• Rigueur organisationnelle et capacité de planification
• Capacité de reporting
• Discrétion professionnelle
• Ponctualité et disponibilité
• Bon relationnel
• Bonne gestion du stress
• Sens de l’écoute
• Capacité à s’adapter

Parcours professionnel :

Bac / BTS dans le secteur administratif exigé.

2 à 3 ans d’expérience souhaité sur un poste similaire.

Conditions d’exercice :

Poste à temps plein, le cycle de travail sera déterminé avec le responsable (36h / 37h30 / 39h, sur 4 à 5 jours hebdomadaires)

Rémunération statutaire, IFSE, CIA, prime annuelle, participation santé, prévoyance, au transport, CNAS, participation employeur sur le service de déjeuner mis à disposition.