Chargé(e) de billetterie et de développement des publics

LIAISONS HIERARCHIQUES

• Direction Générale de l’EPA
• Et Responsable du Pôle de Billetterie Centralisée

ORGANISATION DU TRAVAIL

Du Mardi au Samedi

• Du Mardi au Vendredi : de 9h à 12h et de 14h à 18h
• Le Samedi : de 10h à 12h et de 14h à 17h
• Présence en billetterie les soirs, les week-ends et jours fériés, selon les programmations et manifestations des différents lieux de diffusion (théâtres, Chapelle Argence, Le Cube - Troyes Champagne Expo, L’Art Déco…) en fonction du planning défini par la Responsable de Billetterie Centralisée

CONTRAINTES DU POSTE

• Grande disponibilité selon l’activité événementielle
• Horaires particuliers, avec amplitude variable (soirées, week-ends, jours fériés), en fonction des impératifs des manifestations et des obligations du service
• Temps de travail fluctuant et amplitude horaires variables

LIEUX DE TRAVAIL

Poste basé à Troyes

• La Maison du Boulanger, 42 rue Paillot de Montabert
• Lieux de diffusion et salles de spectacles de la ville (Théâtres, La Chapelle Argence, le Cube - Troyes Champagne Expo…)

CHARGÉ(E) DE LA BILLETTERIE

• Assure les réservations et les ventes des billets aux guichets, par téléphone et sur internet ;
• Effectue l’encaissement, l’édition, la délivrance et participe à l’envoi des billets ;
• Propose les offres de fidélisation (abonnements, pass…) aux publics individuels et les tarifs préférentiels aux groupes ;
• Gère les transactions et finalise les ventes ;
• A la fin des représentations, clôture les séances et rapproche les ventes effectuées des sommes d’argent générées ;
• Gère sa caisse et en est responsable. Tout écart enregistré en la matière sera de la seule responsabilité de l’agent ;
• Assure la vente des autres produits de l’établissement (livres, DVD…) ;
• Incite à l’achat et à la finalisation des ventes de billets pour les spectacles et autres activités proposées par l’établissement ;
• Paramètre les billetteries des représentations en vente, gère les jauges des salles et les quotas de places
• Garantit l’optimisation de la gestion de la billetterie informatisée ;
• Assure les relations avec les différents organisateurs de spectacles et événements ;
• Assure les permanences des billetteries des divers spectacles et événements, le jour et le soir des représentations/ manifestations sur les différents lieux de diffusion / de programmation du territoire ;
• En lien avec la Responsable du Pôle de Billetterie Centralisée, gère la mise en place du dispositif d’ouverture de billetterie : relations avec les prestataires pour les locations de matériel supplémentaire, paramétrage et configuration des postes de travail (téléphones, postes informatiques…) ;
• A chaque clôture des représentations, transmet systématiquement une copie des bordereaux de recettes, à la Direction Générale, au service comptabilité et aux responsables de projets de l’EPA.

CHARGÉ(E) DE L’ACCUEIL DES PUBLICS

• Accueille, informe, conseille, oriente les différents publics aux guichets, par téléphone et par courriel ;
• Accueille, renseigne et assure la promotion de l’offre culturelle / événementielle de l’EPA et du territoire, l’activité générale et le fonctionnement de l’établissement ;
• Gère l’accueil de l’ensemble des publics de l’établissement : assure le standard téléphonique, le transfert des appels, oriente les personnes vers les rendez-vous et réunions des différents secteurs d’activité de l’établissement ;
• Actualise et entretient ses connaissances sur le contenu des programmations et de la tarification ;
• Participe à la communication et à la diffusion des informations relatives aux programmations de l’établissement ;
• Relaye auprès des différents services les retours qualitatifs et les besoins des différents publics sur les activités, l’accueil et les programmations ;
• Participe aux diverses missions liées au fonctionnement du service : assure le remplacement ou aide à la gestion du courrier (affranchissement et envoi), archivages et classements (des dossiers de presse et présentations diverses des projets proposés…), réassorts des documents et des supports de communication mis à disposition du public, actualisation de l’affichage et de la signalétique à l’accueil/ billetterie du centre culturel...;
• Accueil le public à l’entrée des lieux de diffusion/ salles de spectacles et veille au bon déroulement du contrôle des billets, en lien avec le personnel d’accueil et le régisseur de salle ;
• Effectue et envoie les pointages hebdomadaires en interne (à ses supérieurs hiérarchiques) et en externe (aux organisateurs extérieurs, productions, associations…) ;
• Doit rendre des comptes à ses supérieurs hiérarchiques du déroulement des représentations et leur communiquer les chiffres de billetterie et de fréquentation liés aux programmations ;
• Fait vivre l’espace d’accueil et de billetterie du centre culturel ;
• Est force de proposition en matière d’amélioration de la qualité de l’accueil et du service de billetterie.

CHARGÉ(E) DES RELATIONS AVEC LES PUBLICS ET DU DÉVELOPPEMENT DES PUBLICS

• Gère l’exploitation et le développement du fichier clients ;
• Utilise de façon complète la gestion du fichier clients par l’organisation, la structuration et l’optimisation du fichier des publics ;
• Veille à la mise à jour du fichier clients en assurant l’entretien, l’actualisation et la gestion au quotidien des fiches clients et organismes (adresses postales, coordonnées téléphoniques, mails) ;
• Assure l’extraction du fichier complet ou d’une partie des fiches clients ou organismes selon les besoins en communication ;
• Effectue les campagnes de relance et de promotion en fonction des objectifs de communication et de vente définis par la direction de l’établissement ;
• Assure le développement des publics, en recherche de nouveaux et les fidélise ;
• Trouve de nouveaux relais, prescripteurs, les rencontre, les sensibilise, les implique et alimente le fichier des relais ;
• Active les réseaux ciblés et les rencontre régulièrement ;
• Effectue les statistiques des fréquentations, des relations avec les publics ;
• Actualise et développe ses connaissances et compétences en matière de billetterie et de relations avec les publics.
• Anime les Réseaux sociaux de l’établissement
• Actualise les contenus du site web de l’établissement
• Gère le contenu de la Newsletter de l’établissement et en assure son envoi

QUALITÉS REQUISES ET SAVOIR-ÊTRE

• Disponibilité, dynamisme
• Autonomie, sens de l’organisation et des priorités pour mener à bien ses missions
• Sens de l’accueil, aisance relationnelle, calme et pondération
• Ponctualité, rigueur, sérieux et organisation
• Esprit d’équipe
• Confidentialité
• Capacité d’adaptation à de nouveaux outils et logiciels bureautiques et de billetterie
• Notions en comptabilité
• Connaissance du milieu culturel, événementiel et associatif
• Fort intérêt pour la culture, les projets artistiques, l’événementiel, le patrimoine…

COMPÉTENCES ET SAVOIR-FAIRE

• Bonne maîtrise de l’expression écrite et orale
• Maîtrise des outils informatiques, du traitement de texte, des logiciels de bureautiques (Pack Office) et des logiciels de billetterie de spectacles : See Ticket
• Maîtrise de la gestion d’argent et des chiffres
• Tenue de caisses