Collaborateur de Cabinet (h/f)

Collaborateur direct du Maire pour la mise en œuvre des projets politiques de la mandature, en relation permanente avec la Direction Générale et en liaison avec les élus municipaux et partenaires institutionnels, le collaborateur de cabinet accompagne le Maire et les élus dans l’exercice de leur mandat. Assurant un lien efficace et stratégique entre l’administration, la population, les partenaires et les élus, le collaborateur assume des missions d’accueil, d’écoute, et d’organisation de la vie municipale.

Accompagnement de l’autorité territoriale tout au long de la mandature :

• Assister, conseiller, et relayer le Maire et les élus sur la définition des projets et diverses actions du mandat, et leur mise en œuvre politique
• Tenir l’agenda du Maire et préparer les rendez-vous du Maire en constituant des dossiers relatifs aux questions évoqués lors des réunions, en rédiger des comptes-rendus
• Rédaction de courriers pour le Maire
• Préparer les discours, argumentaires, notes de cadrage, d’analyse et de synthétisation, fiches techniques à destination du Maire et des élus de la majorité
• Organiser les permanences et accueils du Maire. Gérer avec les élus et les services les réponses apportées aux habitants. Assurer le suivi des décisions.
• Procéder à une veille permanente de la vie locale et faire des propositions au Maire sur le plan stratégique, politique et en matière d’actions locales.
• Identifier et alerter le Maire sur les situations à enjeux et l’accompagner dans ses déplacements de terrain

Représenter le Maire, relayer ses orientations :

• Assurer la liaison entre l’autorité territoriale et les élus, l’administration, les agents, les assemblées ou organes politiques compétents, les habitants, ainsi que les organismes extérieurs et partenaires (médias, associations, entreprises) ;
• Assurer le traitement et le suivi des demandes des administrés ;
• Garantir la qualité des réponses aux sollicitations, la fluidité des échanges, et incarner l’image de la collectivité avec diplomatie et rigueur ;
• Mettre en perspective les propositions des services avec les orientations politiques de l'exécutif.

Piloter les dossiers stratégiques et transversaux :

• Identifier, prioriser, suivre et coordonner les dossiers à forts enjeux avec le Maire et la Direction Générale des Services ;
• Assurer le suivi de dossiers sur des thématiques spécifiques (cérémonies, presse, etc.),
• Agir comme chef d’orchestre entre les élus, les services et les partenaires ;
• Assurer un travail de veille et participer, par vos réflexions et vos idées, à alimenter le Maire et les élus dans la réalisation de leurs objectifs politiques.

Soutenir la stratégie de communication :

• Suivre la dynamique éditoriale et l'efficacité de la communication municipale au quotidien ;
• Gérer la production du magazine municipal : choix éditoriaux, coordination, respect des délais ;
• Être le relai opérationnel du chargé de communication, y compris sur les réseaux sociaux et les événements ;
• Gérer les fichiers Presse - Relations journaliste : Elaborer et diffuser les communiqués de Presse, préparer les conférences de presse ;
• Etablir le lien entre les médias et l’équipe municipale.

Préparation des commissions et bureaux :

• Préparer et animer les réunions de majorité, rédiger les trames et les comptes rendus, garantir la mise en œuvre des décisions et en assurer le suivi, rédiger des notes, argumentaires, discours et tous éléments de langage nécessaires ;
• Organiser le bureau municipal, en assurer l’ordre du jour et le compte-rendu ;
• Contribuer à assurer la préparation, la gestion et le suivi politique des commissions thématiques et des séances plénières ;
• Analyser les rapports soumis à délibération et en extraire les enjeux clés pour prise de parole en séance ;
• Préparer des éléments d'aide à la décision et de positionnement pour l'exécutif ;
• Contribuer à la cohérence politique des dossiers présentés en assemblée.

Coordonner les temps forts de la vie municipale :

• Organiser et coordonner, avec les services, la préparation d’événements institutionnels et l’événementiel de la Ville (vœux du Maire, présentation de saison culturelle et événementielle, préparation du calendrier culturel et événementiel annuel, cérémonies officielles, les manifestations municipales, les rencontres de proximité, les réunions d’informations et d’échanges avec la population, etc.) et avoir la charge du protocole pour les évènements ;
• Elaborer le budget Cabinet, le faire adopter et maintenir les dépenses et recettes dans ce cadre ;
• Suivre la budgétisation des évènements. Contrôler les dépenses et recettes dans le cadre autorisé. ;
• Elaborer et suivre les dossiers des instances de démocratie de proximité ;
• Favoriser l’émergence de projets citoyens et accompagner leur mise en œuvre, en s’appuyant sur les services ;
• Coordonner et animer les instances de concertation en étroite collaboration avec les élus et les services : notamment : comités de quartier, budgets participatifs, réunions publiques, balades urbaines, organisation de forums, etc.

Assurer la logistique et organiser les formations des élus :

• Proposer des formations et les mettre en œuvre ;
• Réserver et organiser les déplacements des élus ;
• Proposer et coordonner les visites de sites, de salons, etc. ;
• Organiser les pots, mots conviviaux, remise de médailles, etc.

Conditions d'exercice :

• Poste à temps plein
• Contraintes de disponibilité, polyvalence, contact direct avec le public, travail certains week-ends, soirées et jours fériés (évènements), horaires à amplitude variable, déplacements réguliers.

SAVOIRS :

Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et de leur environnement

Connaissances en stratégies de communication

Connaissances des sujets et enjeux des communes (compétences, fonctionnement, politiques publiques)

SAVOIR FAIRE :

Pilotage stratégique dans une collectivité

Compétences solides en communication publique

Bonne maîtrise rédactionnelle et aisance orale indispensable

Capacités d’analyse et de synthèse

Maîtrise des outils informatiques, réseaux sociaux, et de communication

Capacités à travailler en autonomie et de manière transversale

SAVOIR ETRE :

Sens aigu du service public, de la diplomatie et de la confidentialité

Autonomie, fiabilité, rigueur, sens politique.

Rigueur d’analyse et esprit de synthèse ;

Très bonne aisance relationnelle, sens du dialogue et de l’écoute, capacité à rendre compte ;

Disponibilité, réactivité, rigueur, capacités d’adaptation ;

Responsabilité et confidentialité, capacité d’organisation et gestion des priorités.

Discrétion et loyauté institutionnelle

Formation supérieure (bac+3 à +5 en sciences politiques, affaires publiques, gestion de projets, droit public, communication, etc.).

Permis B