Conseiller relations citoyens - Etat civil (h/f)

ACTIVITÉS :

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers :
• Délivrer des informations, identifier les demandes nécessitant un accompagnement adapté, au besoin réorienté vers un autre interlocuteur

Secteur État civil :

• Assurer le traitement administratif des demandes et le suivi des dossiers (mariages, PACS, livrets, etc), dans le respect des règles et des procédures
• Contrôler la validité de la demande de l'usager et l'authenticité des documents fournis, prendre connaissance des textes réglementaires et des procédures au fur et à mesure de leur actualisation
• Assurer la tenue des registres d'état civil
• Préparer les cérémonies (mariage, parrainage civil...) et assister l'élu dans les célébrations

Contribuer aux tâches collectives de l'activité :

• Partager les compétences et connaissances utiles à l'activité, notamment pour aider à la formation des nouveaux agents et capitaliser les connaissances
• Participer aux groupes de travail mis en place en fonction des projets et de l'actualité ; effectuer les tâches administratives liées à l'activité (classement, archivage des dossiers, etc).

MISSIONS :

• Accueil du public et traitement des demandes en matière d'affaires générales et d'état civil.
• Situation d'accueil du public : l'agent informe les usagers, recueille des demandes et délivre des prestations diverses.
• Situation de travail en retrait : l'agent effectue le traitement administratif des demandes et exécute des tâches administratives connexes.

Pour ce travail de retrait, l'agent est positionné sur un secteur (Affaires générales ou Etat civil) sur lequel il développe et entretient ses compétences en priorité.

Selon les besoins (notamment liés à l'évolution saisonnière de l'activité), l'agent peut être amené à

exécuter des tâches de l'autre secteur.

Les missions reposent largement sur l'outil informatique (plusieurs progiciels utilisés) et s'effectuent en lien étroit avec l'équipe d'accueil/ standard de l'hôtel de ville.

COMPÉTENCES :

• Bonne connaissance du cadre réglementaire (état-civil, natalité, élections, funéraire)
• Connaissance de l'environnement administratif dans le domaine citoyenneté
• Connaissance des logiciels métiers (Mélodie, Adagio, Alto, Requiem, Avenir)
• Maîtrise de l'outil informatique, compétences bureautiques
• Qualités d'expression écrite et orale
• Capacité à résister au stress et à gérer des situations conflictuelles ou d'agressivité
• Capacité à recueillir et analyser la demande de l'usager ; capacité à identifier les situations requérant une réponse adaptée
• Capacité à alerter en cas de difficulté ou dysfonctionnement repéré, et à faire des propositions pour trouver une solution au dossier ou corriger une procédure
• Rigueur, assiduité et ponctualité, fiabilité
• Sens du service public (discrétion, neutralité, réserve, confidentialité), bonne présentation
• Qualités relationnelles, d'écoute et de reformulation des demandes des usagers
• Capacités à expliquer et transmettre à ses pairs avec pédagogie et bienveillance
• Goût pour la polyvalence et le travail en équipe, sens de l'entraide

INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES :

• Expérience exigée sur un poste de conseiller relations citoyens
• Formation niveau BAC souhaitée
• Ouverture du service le samedi