Directeur.trice du Secrétariat du Maire (h/f)

La Ville de Noyon recrute un ou une Directeur.trice du Secrétariat du Maire (H/F).

Il ou elle assurera, coordonnera les activités administratives et logistiques, veillera au bon déroulement des événements et au respect du protocole.

Il ou elle travaillera étroitement avec Monsieur le Maire, les assistantes, le service communication et événementiel, et les élus.

Gestion administrative :

• Encadre le secrétariat du Maire (répartition et contrôle des missions)
• Gère et coordonne l'agenda du Maire
• Assure le suivi des courriers entrants et sortants et est garant des réponses apportées
• Priorise les demandes urgentes et assure un suivi régulier des parapheurs
• Rédige et suit les relevés de décisions de réunions
• Prépare et constitue des dossiers en vue des rendez-vous / réunions du Maire en fonction de son agenda quotidien
• Assure une veille presse, établit une revue de presse et contribue à la réponse aux demandes et attentes des citoyens

Gestion logistique :

• Veille à la bonne préparation des rencontres et rendez-vous du Maire ;
• Coordonne les actions administratives ;
• Garantit le bon déroulement des rendez-vous et événements (réservation de salles, confirmations de rdv, installations informatiques...) et assure un accueil adapté.

Coordination logistique des événements en lien avec la direction de la communication, l'événementiel et la police municipale (protocole) :

• Accompagne et assiste le Maire et/ou des élus lors des événements officiels, de venues des partenaires locaux et de l'Etat.
• Propose et coordonne un protocole d'accueil et de programme
• Est force de proposition dans la rédaction de discours
• Organise les réunions publiques du Maire en lien avec le service de communication et événementiel.

Rédaction process, proposition outils de suivi :

• Elaboration des outils de structuration de l'activité du secrétariat du Maire
• Propose des supports, formulaires de suivi des demandes
• Rédige des fiches procédures et assure leur mise à jour
• Propose des outils de suivi de l'activité avec des indicateurs pertinents permettant un pilotage à l'échelle de la collectivité

Diplôme(s)/concours : BAC +3 minimum en sciences politiques, droit public ou administrations des collectivités.

Qualités requises pour le poste :

• Autonomie, rigueur, sens de l'organisation, esprit d'initiative, d'équipe, créativité, transversalité
• Grande disponibilité en particulier le weekend
• Grande capacité d'adaptation
• Capacité à gérer son stress et les situations complexes
• Loyauté et strict respect de la confidentialité
• Connaissance des règles protocolaires (discours et plans de table)

Compétences Relationnelles :

• Compétences relationnelles avérées, appétence au dialogue, à la communication
• Capacité à travailler en équipe et avec les élus
• Capacité à encadrer une équipe de proximité
• Capacité à prendre les bonnes décisions en situation d'urgence

Compétences rédactionnelles :

• Rédaction de rapports, notes, discours, éléments de langage, argumentaires
• Excellente capacité à relire attentivement discours, courriers, communiqués et publications

Compétences Techniques :

• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et de leur environnement
• Maitrise des outils informatiques (word, excel, power point...)
• Maitrise des techniques de secrétariat, de standard et d'accueil
• Appétence pour les réseaux sociaux, la presse