Gestionnaire Administratif et Financier (h/f)

Le service Accueil et Relations Citoyens a pour objectif de garantir une expérience efficace et de qualité en priorisant l'écoute, l'humain et la satisfaction pour les usagers de la collectivité. L'accueil représente l'image de la collectivité auprès des publics.

Le service contribue au suivi et l'animation de la démarche qualité ISO 9001 version 2015.

Sous l'autorité du Directeur État-Civil et Relation Citoyens, vous assurez la gestion administrative de la direction composée de six services : Accueil et Relations Citoyens, État- civil, Inscriptions municipales et Régie, Cimetières, Services à la Population, Élections.

En étroite collaboration avec le directeur, vous facilitez l'organisation, la coordination et la transversalité entre les services. Vous fluidifiez la communication au sein du service et cultiver le sens du service public auprès des équipes.

Vous apportez un soutien permanent à l'activité du Directeur en termes d'organisation, de gestion, d'information, d'accueil, de suivi des dossiers et de classement. Vous assurez un relais opérationnel de la démarche qualité auprès des experts.

Vous êtes associé(e) aux projets de service, vos missions principales sont les suivantes :

• Gestion des plannings,
• Organisation, planification et logistique des réunions, des rendez-vous, évènements de la

Direction,

• Établir et suivre le planning de formation des agents. Venir en appui au Directeur dons le parcours de formation interne,
• Mettre à jour le tableau des compétences
• Suivi des données, tableaux de reporting et renseigner les indicateurs qualités
• Rédaction et mise en forme de rapports, notes, courriers, comptes rendus et tableaux,
• Contrôle formel des documents (internes et externes) et de leurs circuits de validation,
• Tri et enregistrement du courrier entrant/sortant du service,
• Saisie et mise à jour de données sur le système informatique,
• Mise à jour, classement, et archivage de dossiers et documentations,
• Soutien à l'activité en période électorale,
• Relais avec les autres services,

Conditions de travail :

Travail de bureau avec déplacements occasionnels.

Horaires fixes avec amplitude variable, en fonction des horaires d'ouverture au public, du lundi au vendredi.

Savoir :

• Connaissance de l'environnement institutionnel des Collectivités Territoriales,
• Connaissances juridiques et techniques : connaitre la réglementation de 1’état-civil et de la régie serait un plus,
• La maîtrise des logiciel métiers ARPEGE est un plus.

Savoir-faire :

• Respect des procédures,
• Autonomie et sens de l'organisation,
• Qualités rédactionnelles et d'expression orale,
• Prise de notes lors de réunion,
• Utilisation des logiciels de bureautique (traitement de texte, tableur, messagerie ...),
• Gestion des priorités dans la tenue du secrétariat de la Direction

Savoir être :

• Rigueur et méthode,
• Autonomie, initiative et réactivité,
• Adaptabilité,
• Discrétion et réserve,
• Capacité à rendre compte à sa hiérarchie,
• Sens du contact, qualités relationnelles et d'écoute,
• Travail en équipe.

Statut :

Fonctionnaire catégorie B ou C de la filière Administrative ou contractuel.

Conditions de rémunération :

Statutaire, régime indemnitaire (fonctionnaire), rifseep, CNAS / COS / Restaurant d'entreprise.