Gestionnaire administrative polyvalente

Le/la gestionnaire administratif·ve assure la gestion administrative, financière et réglementaire des dossiers municipaux. Il/elle rédige, met en forme, classe et archive les courriers, arrêtés, délibérations et comptes rendus, en garantissant le respect des procédures et délais légaux.

Il/elle participe au suivi des actes administratifs (délibérations du conseil municipal, arrêtés du maire), prépare et suit les conseils municipaux et commissions, et met à jour les registres et bases de données. En lien avec les services municipaux et partenaires, il/elle transmet les informations, assure leur suivi et répond aux demandes des administrés, en les orientant vers les services compétents.

Sur le plan financier, il/elle prépare et suit les bons de commande, factures, engagements de dépenses et marchés publics, participe au suivi budgétaire du service et assure le lien avec la trésorerie et les fournisseurs. Il/elle garantit également un archivage rigoureux des documents administratifs et financiers.

En lien avec les services municipaux et les partenaires, il/elle transmet les informations et répond aux demandes des administrés, les orientant vers les services compétents. Il/elle participe à la gestion financière du service, notamment le suivi des bons de commande, factures et engagements de dépenses, et assure le lien avec la trésorerie et les fournisseurs.

Gestion administrative des dossiers municipaux

• Assurer le traitement, le suivi et la gestion complète des dossiers municipaux.
• Rédiger, mettre en forme et suivre les courriers, arrêtés, délibérations et comptes rendus.
• Enregistrer, classer et archiver les documents administratifs et actes officiels.

Gestion administrative et réglementaire

• Suivre les actes administratifs (délibérations du conseil municipal, arrêtés du maire).
• Préparer et suivre l’organisation des conseils municipaux et commissions.
• Mettre à jour les registres administratifs et les bases de données.
• Assurer la transmission des informations aux services concernés et leur suivi.
• Répondre aux demandes des administrés et les orienter vers les services compétents.

Gestion financière

• Préparer et suivre les bons de commande, factures, engagements de dépenses et marchés publics.
• Participer au suivi budgétaire du service.
• Assurer la liaison avec la trésorerie et les fournisseurs.

Archivage

• SAVOIRS :
• connaître les domaines de compétences des communes et leur organisation ;
• connaître le statut de la Fonction Publique Territoriale et les règles d'état civil et d'urbanisme ;
• connaître les procédures réglementaires de passation des marchés publics et des contrats ;
• connaître les règles juridiques d'élaboration des actes administratifs ;
• connaître le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités et établissements publics.
• SAVOIR FAIRE :
• respecter les délais réglementaires ;
• savoir gérer la polyvalence et les priorités ;
• vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs ;
• préparer les dossiers de mandatement, des dépenses et recettes, des demandes et justifications de subventions et des déclarations financières ;
• préparer et mettre en forme les décisions du conseil municipal, les actes administratifs du maire et les actes d'état civil ;
• SAVOIR ETRE :
• savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension ;
• avoir le sens du service public (déontologie et discrétion) ;
• disposer d'une capacité à animer des équipes et de capacités managériales ;
• bénéficier d'excellentes qualités relationnelles.