Gestionnaire administrative – Services Techniques

Commune de 31 000 habitants (Essonne) proche de Paris et desservie par 3 gares RER, le TZen4, l'A6 et la RN 7

Gestion du personnel - Assurer la coordination de l’équipe administrative, veiller à son bon fonctionnement et son opérationnalité - Garantir la gestion RH du CTM : congés, absences, maladies, astreintes, éléments de paie, suivi des formations et habilitations obligatoires… Secrétariat - Suivre les dossiers administratifs de la Direction et assister les responsables de secteur (pôles ressources, patrimoine, domaine public…) dans la gestion administrative des dossiers - Garantir le suivi et le traitement des courriers : gérer les courriers entrants et sortants, et s’assurer de la suite donnée à ces derniers - Garantir le suivi et le traitement des mails : gérer les mails entrants et sortants (boîte mail générique), et s’assurer de la suite donnée à ces derniers - Garantir la centralisation des demandes d’intervention dans l’outil de gestion ATAL - Assurer la transversalité administrative avec le secrétariat général, les services urbanisme, aménagement, communication, cabinet du Maire et autres services de la Collectivité - Mettre en œuvre une arborescence informatique rationalisée et fonctionnelle des Services Techniques - Mettre en place une gestion centralisée des demandes d’interventions, DT-DICT, arrêtés, avis sur PC, etc… et toute autre demande - Assurer la gestion et le suivi des contrats : tenir un inventaire, vérifier la durée de validité et alerter la Direction et les responsables de secteur - Gestion des dossiers de sinistre : montage des dossiers de déclaration en lien avec le service juridique et les techniciens - Veiller à la rédaction des documents règlementaires comme les arrêtés (maintenance, domaine public, DICT, DT) et autorisations diverses de voirie… - Rédaction de courriers, comptes-rendus, notes de synthèse… - Centraliser les projets de délibérations, conventions, etc. des différents services de la Direction des Services techniques - Participer activement à la mise en place d’une veille juridique au sein du Centre Technique municipal, - Organiser, gérer et suivre les agendas des responsables de services - Monter les réunions et assurer l’ensemble de la logistique : prise de rdv, communication de l’ordre du jour, constitution des fonds de dossiers, diffusion des comptes rendus, réservation de salle, de matériel, …) - Mettre en place des modes de classement et gérer l’archivage. Accueil et information Assurer un accueil téléphonique et physique, prendre et transmettre les messages, informer et orienter les usagers, les entreprises et les partenaires professionnels (écoles, etc…) …et toutes les activités afférentes au poste.

Assurer l’encadrement et le management d’une équipe de 2 agents administratifs Recueillir et traiter l’ensemble des informations nécessaires au fonctionnement administratif des Services Techniques. Assurer la gestion et le suivi des dossiers administratifs. Apporter une aide permanente en matière d’organisation, de gestion, de suivi, et de classement des dossiers Recueillir et traiter, dans le domaine administratif, les informations nécessaires à la bonne gestion administratives des services techniques Garantir la transversalité avec le secrétariat général, les services urbanisme, aménagement, communication, cabinet du Maire et autres services de la Collectivité ainsi que les différents partenaires (GPS, CD91, entreprises…)