Officier d'état civil

La Ville de Castres recrute

UN OFFICIER D’ETAT CIVIL (H/F)

Service Population – Pôle Etat-civil

Agent de catégorie C – Temps complet

Fonctionnaire ou à défaut contractuel de droit public

Située au cœur du triangle Toulouse - Albi - Carcassonne et à proximité du Sidobre et de la Montagne Noire, Castres, forte de ses 43000 habitants, est idéalement située sur le territoire Tarnais.

Placé(e) sous l’autorité de la Cheffe du service Population et du Responsable du Pôle Etat civil, au sein d’une équipe de 5 agents, vous assurez l’ensemble des missions liées au fonctionnement du service et à la gestion des actes d’état civil. Vous participez à l’accueil et à l’accompagnement du public dans ses démarches administratives et garantissez la fiabilité juridique des actes établis.

Vos missions seront les suivantes :

>> Accueil et accompagnement des usagers

• Assurer l’accueil physique et téléphonique du public ;
• Informer et accompagner les usagers dans leurs démarches administratives liées à l’état civil ;
• Traiter les demandes et orienter les administrés si nécessaire.

>> Gestion et suivi des actes d’état civil

• Constituer les dossiers et recueillir les pièces nécessaires à l’établissement de tout acte et décision d’état civil ;
• Rédiger les différents actes et décisions d’état civil et assurer les opérations administratives associées : classement des dossiers, transmission des avis de mentions, mise à jour des registres et tableaux de suivi ;
• Mettre à jour les actes et intégrer les mentions marginales conformément à la réglementation ;
• Recevoir, instruire et finaliser les dossiers de PACS.

>> Organisation administrative des mariages

• Planifier les mariages et gérer le calendrier des cérémonies ;
• Préparer les dossiers, organiser les auditions, le cas échéant, et vérifier la complétude des pièces ;
• Assurer la coordination avec les élus et les services concernés (transmission des informations, gestion des délégations).

>> Traitement des demandes d’actes et gestion documentaire

• Gérer les demandes d’actes via les différents canaux : portail citoyen, dispositif COMEDEC, courrier et messagerie.
• Établir et gérer les livrets de famille (suite à naissance, duplicatas, livrets en transit) ;
• Assurer l’archivage des dossiers clos.

Et, toute activité nécessaire au bon fonctionnement du service.

Conditions de travail :

• Temps de travail : 36h par semaine + 6 jours d'ARTT ;
• Rémunération : Statutaire + Régime indemnitaire + Prime de fin d’année.

Profil recherché :

• Une formation dans les domaines administratif, secrétariat ou gestion serait appréciée et/ou une expérience en collectivité territoriale sur un poste similaire.

Compétences :

• Bonne connaissance de la réglementation et des procédures liées à l’état civil ;
• Maîtrise des procédures administratives et de la gestion des dossiers ;
• Capacité à utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers ;
• Aptitude à l’accueil du public et à la gestion des demandes ;
• Capacité d’organisation et de suivi administratif.

Qualités requises :

• Rigueur et sens de la confidentialité ;
• Sens du service public et qualités relationnelles ;
• Organisation et méthode dans le traitement des dossiers ;
• Réactivité et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément ;
• Esprit d’équipe et sens des responsabilités.