Responsable des affaires générales

Le responsable des affaires générales coordonne au sein de la Direction de l'Innovation Sociale et des Coopération, le pôle urgences. Il assure également la rédaction et le suivi des conventions, ainsi que la mise à jour des outils stratégiques. Il pilote également les besoins transversaux de la direction, supervise la logistique et veille à la gestion harmonisée des événements indésirables.

1/ Appui à la coordination du pôle urgences

Dans le cadre de la création d’un pôle urgences, visant à mieux structurer et anticiper la gestion des situations urgentes, le responsable des affaires générales a pour mission d’accompagner la mise en place du dispositif et d’assurer la coordination opérationnelle.

1. Soutien à la création et structuration du pôle urgences :

• Participer à la définition des modalités de fonctionnement du pôle
• Recueillir les besoins de l’équipe d’astreinte
• Contribuer à l’élaboration d’outils organisationnels et opérationnels.

2. Conception et mise à disposition d’outils supports

• Veiller à la constitution de la mallette d’astreinte (physique et numérique) :

o Fiches réflexes par type de situation.

o Répertoire de contacts utiles (internes et externes).

o Procédures à suivre et communication.

• Assurer la mise à jour régulière de ces outils.

3. Organisation des astreintes

• En lien avec le service des assemblées en charge de l’élaboration du planning des permanences téléphoniques, recueillir les disponibilités des cadres d’astreinte et superviser l’élaboration des plannings mensuels ou trimestriels.
• Assurer la diffusion des plannings et jouer un rôle d’alerte en cas de difficultés organisationnelles.

4. Coordination et suivi

• Assurer un lien entre les différents acteurs impliqués (cadres, direction, partenaires externes).
• Faire remonter les difficultés rencontrées.
• Participer à l’organisation des points réguliers pour suivre le bon fonctionnement du dispositif ;
• Contribuer à l’animation du collectif des cadres d’astreinte, notamment via l’élaboration de l’ordre du jour des réunions d’astreinte et via le rôle de veille sur la matière et sur l’actualité du territoire.

2/ Appui au conventionnement avec les partenaires, à l’évaluation et à la mise à jour des outils partagés

Dans le cadre des nombreuses conventions conclues entre la DISC et les partenaires associatifs et institutionnels, le responsable des affaires générales apporte une aide rédactionnelle à l’ensemble des services en fonction des besoins.

Le responsable des affaires générales apporte également son appui à la constitution des bilans relatifs aux dispositifs conventionnés (APHM, CLSPD, PLS, TZNR…).

Il.elle peut contribuer à la mise à jour de certains outils stratégiques, comme par exemple les outils relatifs à la domiciliation sur l’ensemble du territoire marseillais :

• en assurant le suivi de la mise à jour de la liste des dispositifs conventionnés pour la domiciliation sur la Ville de Marseille, en coordination avec la Préfecture et la DDETS ;
• en poursuivant le travail engagé sur l’amélioration de l’enquête de domiciliation et en partageant les informations avec les partenaires stratégiques.

3/ Suivi des besoins et interface interne CCAS

• Identification et suivi des besoins communs liée à l’activité de la direction
• Interface avec les directions composant le secrétariat général pour assurer l’expression de besoins et le suivi des réponses apportées, notamment : suivi des DTS, suivi des bons de commande, suivi des marchés et de la facturation ;
• Contribution à la rédaction des cahiers des charges et à l’analyse des offres des marchés publics intéressant la direction,
• En lien avec la DRH, construction et mise en œuvre du plan de formation,
• Participation au développement des transversalités et collaborations inter services et inter directions,
• Supervision des activités logistiques des services de la direction (en lien avec la Direction des achats services techniques et patrimoine), notamment s’agissant des sujets immobiliers

4/ Gestion et suivi des évènements indésirables

• Harmoniser et favoriser le partage des outils de gestion des événements indésirables, entre les services de la direction et avec les autres responsables des affaires générales des directions opérationnelles ;
• Jouer un rôle de suivi et d’alerte au sujet de la fréquence et de la gravité des évènements indésirables survenus dans la direction ;
• Proposer des actions correctives en fonction du type et de la fréquence des événements indésirables constatés (exemple : formation, supervision, etc.).

Profil :

• Niveau Bac +3 dans le domaine médico-social ou expérience dans le domaine
• Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
• Être polyvalent
• Esprit d’initiative et autonomie
• Qualités relationnelles (esprit d’équipe, discrétion)
• Aisance rédactionnelle
• Méthode et organisation
• Capacité d’adaptation
• Travail en transversalité
• Maîtrise de l’outil informatique
• Maitrise des outils de planification et suivi
• Contexte et enjeux de la collectivité
• Sens du service public