Responsable du secteur administratif et financier (h/f)

Sous l'autorité de la/du responsable du Service Petite enfance, la/le RAF coordonne le travail administratif et financier du service. Elle/Il assiste et seconde la/le responsable du service dans l'accompagnement et le suivi des responsables d'équipement de la petite enfance. Elle/Il participe à l'élaboration des procédures et veille à leur application. Elle/Il participe à la cohérence des missions du service et des projets mis en oeuvre en interne et de façon transversale. Elle/il est partie prenante de la gestion quotidienne du Service.

Vos missions :

Gestion administrative

• Assurer la gestion administrative du Secteur, en veillant à l'application des différentes procédures et normes internes.
• Coordonner et suit la gestion des ressources humaines (procédures de recrutement, contrats, ...)
• Superviser et contrôle les documents RH (tableaux de bord, bordereaux de liaison, ...) et les tableaux permettant le calcul de la rémunération des agents.
• Rédiger les projets de délibération, notes au bureau municipal et diverses notes en lien avec la/le responsable de Service.
• Superviser les réponses aux courriers des familles.
• Superviser en lien avec l'assistant administratif et financier :
• le suivi administratif des commissions d'attribution de places en crèche,
• le suivi des travaux, de la maintenance et les diverses problématiques techniques des équipements petite enfance.

Gestion budgétaire et financière

• Etre le référent du service auprès de la Direction des Services Financiers (budget, comptabilité) et supervise l'organisation de la fonction financière.
• Assurer le conseil budgétaire et financier auprès des responsables des équipements de la petite enfance et produit des documents ressources à leur destination.

En lien avec l'assistant administratif et financier

• Elaborer et contrôler l'exécution des budgets
• Élaborer des tableaux de bord et les bilans annuels d'activité
• Superviser le suivi des dettes des familles en lien avec le Pôle Familles

-Etre le référent du service pour les marchés publics et la politique achat : Élaborer, met en place et suit les marchés publics du Service

• Participer au réseau des acheteurs
• Participer à la recherche de financements

-Assurer le suivi des subventions aux associations

Participation à l'organisation collective et au travail transversal

• Participer en étroite collaboration avec le responsable de service, à l'accompagnement des responsables d'équipement de la petite enfance sur les aspects financiers, les marchés publics et la gestion des RH

-Assurer la continuité de direction lorsque la/le responsable de service est mobilisé par des réunions ou projets et lors de ses diverses absences du Service.

-Participer aux projets et dossiers stratégiques du Service (Projets, Projet de Service, journées du Service, ...)

• Participer aux divers groupes de travail (en interne, en externe)

-Participer à la réflexion et à l'élaboration des projets de création de nouvelles structures.

• Contribuer à la réflexion collective sur l'évolution de l'organisation et le fonctionnement du Service
• Assure le suivi et le cas échéant l'évolution des conventions avec les organismes financeurs
• Participe à des évènements et réunions publiques, peut être amené à représenter le Service dans les différentes réunions

-Etre en lien avec le responsable de service, est l'interface avec les partenaires institutionnels, associatifs et porteurs de projets

• Gèrer la coordination d'Ivry en Fête

• Capacité d'analyse, de synthèse et de rédaction
• Aptitude au travail transversal et en mode projet
• Aptitude à la pédagogie
• Discrétion professionnelle
• Grande capacité d'adaptation
• Connaissance des procédures administratives et financières de la collectivité
• Maitrise des règles budgétaires et comptables des collectivités
• Connaissance des règles statutaires et de gestion RH
• Connaissances de la réglementation Petite enfance (appréciées)
• Expérience administrative solide
• Maîtrise des logiciels bureautiques (Excel, Word, Outlook...)

-Maîtrise des logiciels métiers (Opus, E-Sedit, Elise, Air délib, ...) (Appréciés)

Avantages :

• Forfait Mobilités Durables
• Formation
• 75% du Pass Navigo remboursé
• Participation à la mutuelle et à la prévoyance
• Accès au Comité des activités sociales et culturelles